¿Qué es una notaría online?

¿Aún acudes a las notarías de forma presencial para hacer trámites? Si es así, es porque aún desconoces cómo acceder a una notaría online y todos sus beneficios. Desde aquí podrás gestionar casi cualquier documento sin salir de tu casa u oficina.

El 90% de la documentación que se realiza en las notarías hoy es posible hacerla en línea. Es una alternativa que aporta comodidad, tiene un bajo costo y lo más importante, optimiza los procesos. Hace que aquellos documentos por los que antes esperabas semanas, ahora los recibas en tu correo electrónico a lo mucho en 48 horas. Y no se trata de una modalidad nueva, pues ya lleva varios años en desarrollo. 

En Chile, por ejemplo, ha dado excelentes resultados, así como en varios países como Colombia y España. Cualquier documento realizado a través de la notaría por internet tiene el mismo valor legal que los elaborados de forma tradicional. 

Si en los próximos días necesitas realizar una gestión legal en la notaría entonces este artículo es para ti. Vamos a explicarte todo lo que necesitas saber sobre la notaria online para que, sin salir de tu casa, hagas lo que necesitas en menor tiempo. ¡Sigue leyendo! Porque después de saber todo acerca de los trámites online no volverás a perder tiempo esperando, ni estarás en aglomeraciones para colocar una firma. 

Modernización de las notarías

Las notarías online responden a una necesidad de modernización que se hizo más evidente al iniciar la pandemia por Covid-19. Al hacer la mayoría de los trámites de forma online se agilizan los procesos y se evita la aglomeración de personas en las sedes físicas.

De esta manera solo acuden a las notarías los ciudadanos que tramitan documentos para los que es obligatorio estar presentes. 

Es un beneficio tanto para las personas que se quedan haciendo trámites desde casa como para los que acuden al recinto, porque la experiencia es mejor ¡Más celeridad para todos! Incluso para los trabajadores de las notarías.

La modernización de las notarías permite que se extienda el espacio geográfico de atención, ya que desde cualquier lugar donde te encuentres puedes hacer un trámite con tan solo dar clic en el computador. 

¿Cómo funciona la notaría online?

La modernización de las notarías permite que puedas acceder a la mayor cantidad de trámites posibles desde cualquier dispositivo con acceso a internet. 

Hoy puedes usar una empresa intermediaria y acreditada con la cual las notarías se asocian para ofrecer este servicio en Chile. O puedes hacerlo desde la páginas oficiales de las notarías que ofrezcan este servicio online.

De esta manera no tienes que trasladarte a una oficina del Estado, tampoco hacer largas colas ni tienes que esperar para culminar una gestión de manera satisfactoria.

El proceso notarial se optimiza porque los pasos a seguir son muy sencillos. Te recomendamos lo siguiente:

• Primero, necesitas de una empresa certificada para procesar firmas electrónicas y que ofrezca certificación y protocolización notarial en el mismo trámite por internet. Esto es lo que puedes hacer desde FirmaVirtual. 
• Si no posees firma electrónica ¡tómalo con tranquilidad! También puedes gestionar tu firma electrónica simple de forma rápida. Solo tienes que llenar el formulario de solicitud de firma y en pocos momentos, el trámite estará listo.
• Para hacerte de los servicios de una notaría online, una vez que tengas tu firma en línea solo tienes que escoger el documento que requieres gestionar y facilitar los recaudos. La empresa intermediadora, en este caso FirmaVirtual, se encarga de solicitar la firma ante la notaría y de facilitarte toda la gestión.

En resumen, tú solo debes firmar, pagar los honorarios a los que haya lugar y después recibes lo que necesitas en tu correo electrónico. Así funciona una notaría online mediante un proveedor certificado para dar este servicio en el plazo más corto posible.

¿Es legal hacer los trámites en línea?

Por si te preguntas qué tan legal es esta forma de firmar online y pedir el sello de un notario en tu documento, esta es la respuesta.

El uso de firmas electrónicas se encuentra avalado por el Estado y es norma desde el año 2002 cuando se promulgó en Chile la Ley 19.970 sobre Documentos Electrónicos.

Así que es una forma de validar y hacer el papeleo de documentos públicos y privados de forma totalmente legal y simple.

¿Es segura una notaría online?

En las notarías en línea se usan las firmas electrónicas para validar los documentos. Estas no pueden ser vulneradas porque están elaboradas a base de algoritmos cifrados para evitar estafas. 

Las firmas virtuales son un documento de identidad único e intransferible en el que lo datos están protegidos. De allí que solo pueden emitirlas empresas confiables y aprobadas por las regulaciones de cada país. Además, cada persona posee una contraseña que no debe compartirse con nadie. 

Si tramitas tu firma electrónica con FirmaVirtual y solicitas desde la misma plataforma la validación del notario, como usuario deberás:

• Facilitar tu cédula de identidad y correo electrónico personal. Esto permitirá validar tu identidad al pedir el servicio. 
• La plataforma registra tu IP para obtener la ubicación, timbre de tiempo con fecha, así como la hora y el minuto preciso en el que firmarás el documento. 
• La plataforma procederá a registrar el sistema operativo usado para firmar uno o varios documentos electrónicos.
• Tú y/o las otras personas que aparecerán como firmantes del documento electrónico recibirán una clave por SMS. El registro de todo el trámite estará respaldado mediante tecnología de blockchain o cadena de bloques.
• A su paso por la notaría online, el documento recibirá la validación del Notario y su firma electrónica avanzada.

Así que es un proceso seguro que usa los procedimientos tecnológicos avalados por las normas y leyes nacionales e internacionales.

Beneficios de la notaría online 

Cuando haces gestiones de carácter comercial o legal a través de los canales electrónicos obtienes los siguientes beneficios:

¿Qué trámites notariales se pueden hacer por internet?

Los tramites notariales por Internet se gestionan de forma sencilla, rápida y segura. Estos son solo algunos de los que puedes hacer sin tener que moverte de tu casa:

➤ Sector inmobiliario

Los contratos de arriendo y las promesas de compraventa de vivienda puedes realizarlas desde un portal en línea. Las notarías online se convirtieron en la solución del sector inmobiliario para mantenerse a flote durante la pandemia. 

Ahora que poco a poco se avanza en el desconfinamiento, el sector inmobiliario en Chile sigue apostando por las notarías online para agilizar los trámites. Un número considerable de compradores adoptó el formato digital como su mejor alternativa.

➤ Sector automotriz

Los contratos de compraventa de autos que se hacen de forma digital tienen la misma validez que aquellas suscritas manualmente. 

Cuando estás por comprar o vender un auto es sencillo hacer el contrato a través de los sistemas online. Solo necesitas que ambas partes involucradas cuenten con una firma electrónica, puede ser una firma simple.

Para que el procedimiento sea legal es indispensable tener al día cada uno de los requisitos de compra venta de vehículos:

• Permiso de circulación vigente.
• Certificado de registro de multas impagas.
• La cédula de identidad del comprador y del vendedor. Ambas deben estar vigentes.
• Certificado de anotaciones vigentes.

➤ Sector laboral

Los contratos de trabajo, certificaciones laborales y finiquitos puedes hacerlos a través de una notaría por internet. 

Toma en cuenta que en el caso de los finiquitos, aunque puede hacerse online, el trabajador está obligado a estampar su firma de forma presencial.

De esta manera las empresas aceleran los procesos de contratación del personal y los trabajadores tienen acceso en todo momento a la documentación laboral porque la reciben en su correo y pueden guardarlas en su computador o en cualquier otro equipo de almacenamiento digital.

➤ Declaraciones juradas

Cualquier declaración jurada como por ejemplo la de ingresos, es más fácil y rápida de hacer a través de una notaría online.

Una declaración jurada es una manifestación en la que se asegura la veracidad de lo que expones. Para que tenga legalidad es importante llevarla al Notario Público. Toma en cuenta que lo que allí expreses tiene que ser fidedigno y demostrable, porque de lo contrario, cometerás un delito que está expresado en el artículo 210 del Código Penal, el cual enuncia textualmente:

“El que ante la autoridad o sus agentes perjurare o diere falso testimonio en materia que no sea contenciosa, sufrirá las penas de presidio menor en sus grados mínimo a medio y multa de seis a diez unidades tributarias mensuales”.

Si, por ejemplo, necesitas declarar los ingresos para conseguir un crédito universitario puedes hacerlo de forma digital, sin tener que hacer largas filas en la notaría.

➤ Poderes simples

Cuando necesitas hacer un documento legal para darle poderes a una persona para que realice una gestión en tu nombre ¿por qué trasladarte a una notaría si puedes gestionarlo sin complicaciones desde tu casa u oficina?

Esa es la esencia de la notaria por internet, que documentos sencillos por los que quizás perdías mucho tiempo, ahora puedas tenerlos rápidamente y con la seguridad de que es un trámite legal. 

¿Cómo hacer trámites notariales por internet?

A continuación te vamos a explicar cómo realizar algunos de los trámites más solicitados a través de la notaria online:

Salvoconducto de mudanza

Si estás por cambiar de residencia, para hacerlo en medio de la pandemia por Covid-19 es necesario que solicites un permiso firmado por la notaría. Se llama salvoconducto de mudanza. Desde el momento en que se emite tiene una validez de 5 días.  

Para que el proceso sea sencillo, puedes solicitar el salvoconducto de mudanza desde FirmaVirtual.  Una vez ingreses a la web, puedes descargar en tu teléfono o computadora el modelo en PDF y solicitar que sea firmado por un notario. 

Con este sistema de notaría online mudanza lo recibirás listo en 48 horas.

Carta de renuncia 

¿Sabías que puedes renunciar a tu puesto de trabajo usando una carta digital? No muchos saben que en Chile puedes hacer la carta de renuncia con un formato online y luego entregarla a tu superior. Así puedes finalizar de manera formal tus funciones con una empresa. 

Con el formato notaría online carta de renuncia es posible dar por concluida tu relación laboral de forma voluntaria. Se debe presentar al empleador, siguiendo las indicaciones del artículo 159 del Código del Trabajo. 

Es importante que sepas que debes notificar a tu empleador por lo menos con 30 días de antelación para que puedas cobrar el finiquito. 

Contrato de arriendo

Con una notaría online contrato de arriendo tienes la facilidad de alquilar un inmueble sin mayores complicaciones porque es un procedimiento legal y seguro. Recibes el documento certificado por un notario directamente en tu correo.  

Para hacer el trámite necesitas:

• Que el arrendador y arrendatario posean firmas electrónicas.
• Cédulas de identidad vigentes de los firmantes.
• Registro Único Tributario.
• Certificado del Directorio de Información Comercial (Dicom).
• Últimas tres cotizaciones del seguro social (AFP).
• Contrato de trabajo indefinido.
• Declaraciones de Renta y Boleta.
• Garantía. 

¿Sabías que es tan fácil hacerlo online que lo puedes firmar desde tu celular? Sí y es válido ante el Estado. Ambas partes deben cumplir con lo que se expresa en el documento una vez que hayan estampado la rúbrica virtual. 

Promesa de compraventa

Uno de los pasos más importantes para negociar un inmueble es la promesa de compraventa. Se trata de un compromiso legal entre el dueño de la propiedad y el comprador, en el que se establecen las cláusulas de la negociación. 

Para la notaria online promesa de compraventa necesitas cumplir estos requisitos:

• Cédula de identidad vigente del vendedor y comprador.
• Documento de preaprobación del crédito hipotecario cuando sea esta la modalidad de  la compra.
• Datos específicos del inmueble: dirección exacta, medidas, si cuenta con estacionamiento y todas las características de interés. 

Certificado de residencia

También se le denomina declaración jurada de domicilio y se emite para dar fe de la dirección en que habita una persona.  

Cuando se hace mediante la notaría online certificado de residencia puedes obtenerla en solo minutos. Lo único que necesitas es tu cédula de identidad vigente. Si eres extranjero, tu visa también debe tener vigencia. 

Esto es solo una muestra de los documentos firmados electrónicamente con notaría que puedes tramitar de forma sencilla y sin tener que salir de tu casa.

¿Qué trámites aún deben hacerse presenciales?

La mayoría de los trámites de notaría pueden realizarse a distancia. Sin embargo, aún hay algunos para los que sí se necesita presentarse en las oficinas del ministro de fe. 

Se trata de una formalidad porque necesitan de una protocolización notarial presencial y que está establecida en las leyes.

Es obligatorio estar frente a un notario cuando se tramitan:

¿Cómo FirmaVirtual te ayuda con la firma de tus documentos con notaría online?

Para acceder  a cualquier servicio de una notaría online es preciso contar con una firma electrónica y en FirmaVirtual puedes obtenerla en minutos. La plataforma ofrece la posibilidad de acceder a documentos en línea y firma notarial a domicilio.

Las ventajas de contar con nuestra ayuda es que recibes respuestas rápidas con soluciones hechas a tu medida. 

Ahora que ya sabes todo lo relacionado con el servicio de notaría online puedes realizar cualquier trámite desde la comodidad de tu casa. 

Si este artículo te fue de utilidad y quieres tener más información sobre en qué sedes notariales puedes pedir la certificación y validación de documentos electrónicos, puedes revisar el el listado definitivo de notarías en Chile que están activas.

Si quieres  saber más sobre cómo tener tu firma electrónica accede a nuestras preguntas frecuentes. Además de nuestra página web, están a tu disposición nuestros números de teléfono +569 4522 7304 / +569 7563 5393, donde un equipo de profesionales está listo para atenderte.