Son muchos los documentos notariados que necesitamos tanto para trámites personales como a nivel jurídico y empresarial. Desde un poder simple para que una tercera persona pueda ser tu representante en una transacción, hasta la formalización de un contrato de alquiler o de venta. El papel del notario es clave y cumple diversas funciones que otorgan validez y veracidad.
Sin embargo, son muchas las dudas que rondan a las funciones de un notario en México, a su papel dentro de la sociedad y sobre los documentos que requieren su firma y validación para poder tener el peso que requiere a nivel legal. Esto es lo que veremos hoy en este post. ¿Nos acompañas?
¿Cuáles son las funciones de un notario en México?
Antes de adentrarnos a revisar los documentos notariados, queremos dar un pequeño vistazo a las funciones que ejerce un notario en México, y es que ¿sabías que estas pueden variar de acuerdo al país? En el país están establecidas en el Código Civil y en la Ley del Notariado de cada estado, aunque en líneas generales, podemos englobar sus funciones de la siguiente manera:
- Fe pública y autenticación: el notario tiene la facultad de dar fe pública a los actos y contratos. Esto implica asegurarse de la identidad y capacidad de las partes involucradas, así como de la legalidad y validez de los actos jurídicos que presencia y autoriza. Por ejemplo, bodas o la constitución de una empresa.
- Redacción y autorización de escrituras públicas: otra de las responsabilidades de este funcionario es la de redactar y formalizar escrituras públicas. Que en pocas palabras son documentos legales que contienen actos y contratos de trascendencia jurídica, como compraventas de bienes inmuebles, constitución de sociedades, testamentos, entre otros. Estas escrituras públicas otorgan seguridad jurídica y autenticidad a los actos que contienen.
- Asesoramiento legal: un notario tiene la facultad para asesorar a las partes involucradas sobre la legislación aplicable, los derechos y obligaciones que derivan de los actos jurídicos, así como las consecuencias legales de los mismos. También puede ofrecer recomendaciones y alternativas legales.
- Fe de hechos y actos: otra de sus funciones es la de dar fe de los hechos y actos que presencia. Esto implica autenticar y certificar su veracidad y existencia. Esto puede incluir la firma de documentos notariados como contratos, reconocimientos de deudas, protocolización de actas, entre otros trámites.
- Archivo y conservación: el notario debe llevar un archivo y registro de los instrumentos notariales, tales como las escrituras públicas, actas y demás documentos que haya autorizado. Estos archivos deben conservarse de manera segura y confidencial, garantizando su disponibilidad para consulta en el futuro. Con la transformación digital, es cada vez más común que el archivo sea digital, permitiendo una gestión documental más efectiva.
- Actuaciones testamentarias: la redacción y custodia de testamentos, así como en su apertura y ejecución posterior en caso de fallecimiento del testador, es una de función de suma importancia del notario. Además, dentro de esta misma, también puede intervenir en la sucesión testamentaria y realizar la partición de bienes conforme a la voluntad del fallecido.
Estas son las principales funciones de un notario en México, pero como dijimos al inicio, estas varían un poco de acuerdo al estado dónde ejerza tales funciones, y todo está reglamentado de acuerdo a la Ley del Notariado.
¿Qué son los trámites notariales y los documentos notariados?
Con la idea de reconocer todo lo que un notario puede hacer por ti, veamos algunas definiciones sencillas relacionadas con sus funciones.
Los trámites notariales se refieren a los procedimientos legales y administrativos que son realizados ante un notario público, quien es un profesional del derecho con facultades para dar fe pública, autenticar documentos y asesorar en diversos asuntos jurídicos.
Mientras que los documentos notariados no son más que aquellos que han sido redactados, firmado y autorizado por un notario público. Este tipo de documento, también conocido como escritura pública, goza de un alto grado de autenticidad, validez y seguridad jurídica.
Los 6 documentos notariados más buscados
Ahora, conociendo la importancia del papel de un notario en diversidad de trámites legales. Veamos algunos de los documentos notariados más utilizados:
1. Poder notarial
Un poder notarial es un documento legal mediante el cual una persona, conocida como el poderdante u otorgante, confiere poderes y autoridad a otra conocida como apoderado o mandatario, para actuar en su nombre y representarlo en diferentes asuntos legales y administrativos.
Este es un documento de carácter legal y vinculante que solo puede darse ante la presencia de un notario público, quien se encarga de verificar la identidad del otorgante y asegura la validez y autenticidad del documento.
2. Actas constitutivas
Las actas constitutivas son documentos notariados que establecen formalmente la creación y organización de una empresa o sociedad, ya sea una sociedad anónima, una sociedad de responsabilidad limitada u otro tipo de entidad legal. Estas actas son elaboradas y firmadas por los fundadores o accionistas de la empresa y establecen las bases legales y operativas de la misma, y sin la validación y autenticación de un notariado es un documento inconcluso.
3. Contratos de compraventa
Los contratos de compraventa son acuerdos legales entre un vendedor y un comprador en los que se establecen los términos y condiciones de una transacción de compra y venta de bienes o servicios. Estos contratos son utilizados para formalizar y regular las obligaciones y derechos de ambas partes en el proceso de adquisición de un bien o servicio, y para garantizar la veracidad de la información y la seguridad de la transacción, el notario juega un papel crucial.
4. Préstamos
Un préstamo es una transacción financiera en la cual una entidad financiera o prestamista proporciona una cantidad de dinero o bienes a otra persona o entidad, conocida como prestatario, con la condición de que este último devuelva el dinero prestado en el futuro, generalmente con intereses.
Los préstamos pueden ser utilizados para diversos propósitos, como financiar la compra de una vivienda, un automóvil, la educación, gastos médicos, consolidación de deudas, entre otros. Por este motivo hay muchos tipos de préstamos y aunque la participación del notario no es obligatoria en algunos, en aquellos de mayor envergadura sí como los hipotecarios. Y este se encarga de la formalización de un préstamo por medio de una escritura pública.
5. Donaciones
Una donación es una transferencia voluntaria y gratuita de bienes, dinero o derechos que una persona o donante, realiza a favor de otra persona, institución o entidad. En una donación, el donante renuncia a su derecho de propiedad sobre los bienes o derechos y los transfiere de manera irrevocable al donatario, quien los recibe sin necesidad de pagar nada a cambio.
Las donaciones pueden ser realizadas por motivos altruistas, filantrópicos, familiares, religiosos, o con el fin de apoyar causas benéficas o proyectos específicos.
6. Declaración jurada
Otro documento notariado muy utilizado y requerido en diversos trámites es la declaración jurada. Se trata de un documento legal en el cual una persona declara bajo juramento y de manera voluntaria la veracidad de ciertos hechos o circunstancias. Este tipo de declaración se usa en diversos contextos legales y administrativos, y su objetivo principal es establecer la certeza y la responsabilidad de la persona que realiza la declaración.
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