¿Cómo funcionan las notarías en Perú?

¿Qué trabajo realizan las notarías en Perú? Todos en algún momento necesitaremos acudir a una Notaría Pública. Estas oficinas son claves a la hora de vender o comprar vivienda o vehículo, para celebrar un matrimonio o para autorizar el viaje de nuestros hijos fuera de la ciudad.  

Por cualquiera de estas razones y muchas más, las Notarías Públicas son necesarias si queremos que todos los trámites se realicen de manera conforme y legal. Además, este tipo de servicios nos ayuda a proteger nuestros intereses y recursos. 

No basta con ser astutos y contar con buenos abogados para certificar la autenticidad de nuestras transacciones, convenios, contratos o declaraciones. Es importante el consentimiento de un notario autorizado por el Estado que verifique los términos de documentos como un contrato de trabajo, un préstamo bancario o si recibimos una herencia. 

Si quieres saber cuándo debemos acudir a una notaría y para qué, te contaremos más razones por las que necesitarás la intervención de un notario público para realizar trámites legales importantes. 

Sigue leyendo y conoce también algunas ventajas para agilizar tus trámites online notariales con ayuda de las firmas electrónicas.

¿Qué son las Notarías Públicas? 

Las notarías en Perú, al igual que en cualquier otra parte del planeta, no solo certifican una negociación o acuerdo. También conservan y reproducen el instrumento o documento –ya firmado entre las partes- para dar seguridad y tranquilidad a los participantes, permitiéndoles el acceso al escrito cada vez que lo requieran.

Otra función de las notarías es hacer la labor de auxilio a las autoridades locales en lo referente al cálculo y cobro de impuestos y derechos, vigilando el registro de cada acto al que asisten sus notarios.

Y entonces, ¿qué es un notario público? 

Se trata de un funcionario público designado por un gobierno estatal y que tiene como tarea impedir los fraudes. En esencia, los notarios públicos:

• Son testigos de la firma de documentos importantes.
• Comprueban la identidad de los firmantes.
• Verifican la voluntad de los firmantes de suscribir los documentos y su conocimiento del contenido del documento o transacción. 

Como representantes del estado, cada funcionario de las notarías en Perú también se asegura de que el documento a firmar cumpla con los requisitos de las leyes nacionales y las regulaciones locales. 

Otras de sus características son:

• Su participación debe ser imparcial y en ejercicio del buen juicio. Tampoco debe permitir que intereses propios interfieran en sus responsabilidades. 
• Un notario puede negar su intervención si sospecha de fraude, si no está seguro de la identidad de un firmante, o si considera que alguna de las partes ha sido obligada o simplemente, no entiende el acuerdo.
• El notario peruano forma parte de la Unión Internacional del Notario Latino (UINL) para el ejercicio de su función. 

La legislación peruana, en su decreto número 1049 contiene la definición de notario y regula los alcances de su ocupación (artículos 2, 3 y 4). Algunas de estas definiciones son:

• Debe ser profesional del Derecho
• Está autorizado para dar fe de los actos y contratos que ante él se celebran
• Formaliza la voluntad de los otorgantes
• Redacta los instrumentos
• Confiere autenticidad
• Conserva los originales
• Expide los traslados correspondientes

¿Qué tipos de trámites se hacen en las notarías en Perú?

Los notarios públicos realizan una variedad de tareas que involucran también administrar juramentos y afirmaciones, así como certificar copias de documentos. 

Las notarías en Perú extienden instrumentos públicos notariales de dos clases: protocolares y extra protocolares.

Los registros protocolares  

Incluyen escrituras públicas como poderes, constitución de sociedades, constitución de hipotecas. También, última voluntad y testamentos, protestos, actas de transferencia de bienes muebles registrables (transferencias vehiculares). 

Otros documentos que emite son las actas y escrituras de procedimientos no contenciosos: rectificación de partidas, sucesión intestada, patrimonio familiar, divorcios, adopción de personas capaces, entre otros.

Los registros extra protocolares 

Estos registros abarcan las legalizaciones de reproducciones (copias o libros), legalización de firmas, entrega de cartas notariales, actas de sorteo, etc.

Para algunos documentos se requiere de una certificación notarial. Este es el caso de una Declaración Jurada que, como podrás imaginar, requiere que se efectúe bajo palabra. Sin este acto de jurar ante un notario, dicho documento no podrá ser utilizado en un tribunal ni podrá presentarse como requisito legal para cualquier trámite donde sea necesario.

¿Cuánto cuestan los trámites notariados en Perú?

Usar los servicios de las notarías en Perú tiene un costo. Este costo depende de los siguientes factores:

1. Del documento que se desea certificar
2. Del notario que se elija
3. Y del lugar en el que se hará la certificación o protocolización del documento.

Cada país o jurisdicción establece una tarifa estándar a cobrar, pero dependerá de cada profesional y firma. Algunas instituciones, como los bancos, brindan este servicio de forma gratuita a sus clientes a fin de facilitarles la negociación o un determinado acuerdo.

En el caso de las notarías en Perú, por ejemplo, el Colegio de Notarios de Lambayeque, de conformidad con la Unión Internacional del Notariado, la Superintendencia Nacional de los Registros Púbicos y de otras instituciones, divulga de manera recurrente el costo de algunos de los servicios que ofrecen en el ámbito nacional. 

De acuerdo con la información facilitada por la CNLAMB, a través de su página web:

• Una certificación de autorización de viaje o la legalización de la firma de un documento está por el orden de los 15,00 soles.
• Una certificación de Poder Fuera de Registro, puede encontrarse en un precio similar. 
• Los partes notariales pueden costar 100,00 soles.
• Los certificados domiciliarios pueden salir en unos 15,00 soles y los testimonios pueden oscilar entre los 90,00 y  100,00 soles. 

¿Dónde se encuentran las notarías en Perú?

Muchas jurisdicciones peruanas tienen información en línea sobre cómo encontrar un notario público cerca. Algunos estados, incluso, proporcionan una lista pública de notarios a los que puedes acudir sin alejarte mucho de tu residencia u oficina. 

Asimismo, existen instituciones que pueden informarte sobre la ubicación del notario más próximo y los requisitos que te pedirán en estas oficinas si necesitas hacer una petición de trámites para:

• Bancos
• Ayuntamientos o juzgados
• Oficinas de Registros
• Palacio de Justicia
• Bases militares
• Campos universitarios 
• Servicios notariales en línea

Por su parte, el gobierno peruano -a través del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos- ofrece un listado actualizado de las 22 notarías en Perú que existen en el país. Puedes consultar esta información en la página web del órgano ministerial.

Este Directorio Notarial otorga información de cada sede por distrito notarial, departamento, provincia y dirección exacta. Ello a los fines de facilitar su ubicación a la población.  

Estas son las Notarías por Distrito Notarial que puedes consultar en línea en Perú:

• Distrito Notarial de Amazonas
• Distrito Notarial de Ancash
• Distrito Notarial de Apurímac
• Distrito Notarial de Arequipa
• Distrito Notarial de Ayacucho
• Distrito Notarial de Cajamarca
• Distrito Notarial de Callao
• Distrito Notarial de Cusco y Madre de Dios
• Distrito Notarial de Huancavelica
• Distrito Notarial de Huánuco y Pasco
• Distrito Notarial de Ica
• Distrito Notarial de Junín
• Distrito Notarial de La Libertad
• Distrito Notarial de Lambayeque
• Distrito Notarial de Lima
• Distrito Notarial de Loreto
• Distrito Notarial de Moquegua
• Distrito Notarial de Piura y Tumbes
• Distrito Notarial de Puno
• Distrito Notarial de San Martín
• Distrito Notarial de Tacna
• Distrito Notarial de Ucayali

¿Cómo funcionan las notarías online en Perú?

Tradicionalmente, cuando requerimos de un trámite en el sistema notarial, lo primero que hacemos es ubicar a un notario público. Luego, agendamos una cita y nos encontramos en persona con este funcionario, en algunas de las 22 notarías activas que hay en Perú.

Esto implica gastos de recursos y tiempo en trámites, pero también en traslados. Y algunas veces, se ocasionan demoras e inconvenientes para el cliente en este ínterin.  

El avance de la tecnología y la digitalización en todos los campos de nuestras vidas, incluyendo los servicios, ha permitido el surgimiento de una nueva modalidad para el procedimiento y solicitud de trámites legales. Por supuesto, las notarías en Perú no escapan de esta nueva y ventajosa dinámica.  

La tramitación en línea permite el contacto virtual con notarios o notarías en Perú para la verificación y autenticación de documentos desde cualquier lugar del país. Esta digitalización permite que puedas pedir y culminar tus trámites notariales a través del uso de cualquier dispositivo electrónico. Todo esto se traduce en un ahorro de dinero y tiempo. Y además impacta de manera favorable en nuestra calidad de vida. 

Una notaría online evita, por ejemplo, que tengamos que salir de la casa o dejar nuestros labores a un lado para hacer un trámite notarial. ¡Y estas son excelentes noticias!

¿Cómo solicito un trámite de documento en línea?

Seguro te estás preguntando qué es una notaría online y qué tan bien funcionan. En Perú, estas notarías virtualizadas permiten a los ciudadanos y empresas realizar varios de sus trámites por internet, constituyendo así una metodología innovadora de trabajo.

Hay notarías en Perú que permiten que una lista de documentos electrónicos pueda ser validada vía internet. Todo ello, en menor tiempo y en cualquier día de la semana, incluso los domingos. 

El proceso para solicitar el servicio, sin tener que trasladarte hasta algunas de las sedes físicas de las notarías en Perú, puede ser realizado por cualquier persona mayor de edad. Este sistema de notarías online son muy simples y confiables.

Estos son los pasos para utilizar sus servicios.

• Lo primero es elegir, desde el portal web de la notaría online que escojas, el trámite que deseas hacer. Generalmente, las páginas y aplicaciones móviles (app) permiten hacer la selección con un simple clic sobre los trámites de mayor demanda.  
• La selección usualmente lleva al solicitante a la entrada de un formulario, el cual debe llenarse de acuerdo con las instrucciones. 
• Este formulario debe ser complementado con los documentos que debes subir o redactar a través de la página y desde tu computadora, tableta o teléfono móvil.
• Lo siguiente es realizar el pago electrónico correspondiente, a través de la misma plataforma. 
• Solo queda que permanezcas atento(a) a las instrucciones o notificaciones que serán enviadas por la notaría a tu correo electrónico en las próximas horas, para la concreción de firmas.  
• En los últimos años, algunas notarías online integraron el servicio de este procedimiento  a domicilio.

¿Cuáles trámites notariales puedo gestionar en línea?

Estas plataformas son de fácil manejo y no exigen grandes conocimientos ni ser un adiestrado cibernauta.

También son muy seguras y confiables en el resguardo de tus datos personales y financieros, pues están habilitadas no solo para el archivo de trámites, sino también para el pago en línea y para la consulta o seguimiento de contratos corporativos.

Estos portales ofrecen el adelanto de gestiones en todos los servicios notariales mencionados, pero también trámites en línea en los casos de: 

• Escrituras públicas 
• Transferencias vehiculares
• Levantamiento de garantía mobiliaria vehicular
• Constitución de empresas en línea
• Levantamiento de hipotecas
• Poderes
• Testimonios y copias simples
• Declaración jurada de conocimiento del cliente
• Declaración Jurada PEP (persona expuesta políticamente).  

A continuación, algunos de los requisitos más demandados a través de estas páginas online y que debes tener a mano en caso de desear hacer una solicitud virtual notariada:

Autorización de viaje para menores de edad

Para hacer esta solicitud de firma notarial online necesitarás entregar:

Documento de Identidad de los padres.
Documento de Identidad del menor y Partida de Nacimiento con una vigencia de 3 meses.
En el caso que los padres e hijo sean extranjeros, sólo será necesario presentar sus Documentos de Identidad.
En el caso que uno de los padres esté en el extranjero, presentar Poder otorgado ante el Consulado Peruano debidamente apostillado.
En el caso de tener Poder por Escritura Pública, debe presentar la Vigencia de Poder de la SUNARP.
En el caso que uno de los padres otorgue la Autorización en un Notario de Provincia, esta deberá estar visada por el Decano del Colegio de Notarios de Lima.
En el caso que uno de los padres esté fallecido, deberá presentar el Acta de Defunción original.
Si la madre es la única declarante, debe presentar la Partida de Nacimiento original y el Documento de Identidad del niño, niña o adolescente.

Transferencia de vehículos

1. Proporcionar copia de la tarjeta de propiedad. Presentar original y copia de los documentos de identidad (DNI, CIP, Carnet de Extranjería, Etc.) de los contratantes, el DNI deberá contar con la constancia de votación al día, dispensa o pago de multa.
2. En caso de personas jurídicas debe presentarse la vigencia de poderes.
3. En caso de vehículo con una antigüedad de matriculación no mayor a 3 años, hay que presentar el comprobante que acredite el pago del impuesto al patrimonio vehicular.
4. Presentar original y copia del Seguro Obligatorio de Accidentes de Tránsito (SOAT) vigente.
5. Cuando se trate de un vehículo de propiedad común de los cónyuges, se requiere la intervención de ambos por propio derecho o poder.

Así te ayudan las firmas electrónicas con tus trámites notariales

Adaptadas a los nuevos tiempos y cambios sociales de los últimos años, las notarías en Perú han digitalizado sus servicios mediante el acuerdo con empresas autorizadas para emitir firmas electrónicas.

Hoy es posible certificar a modo presencial o en línea casi todo tipo de documentación, con la misma validez legal de las firmas manuscritas o con tinta húmeda.

Los solicitantes o usuarios pueden utilizar una firma digital regulada por la Ley 27269, con la misma validez de una Escritura Pública, sin necesidad de contacto físico ni de traslado al despacho notarial. 

La digitalización notarial ha venido avanzando. Cada vez más funcionarios utilizan la firma digital para presentar sus escrituras al registro público usando el Sistema de Intermediación Digital SID- Sunarp.

Hay empresas que también vienen adaptándose a esta estrategia, permitiendo que personas naturales o jurídicas puedan resolver sus papeleos y trámites de manera rápida, fácil y segura gracias a las firmas electrónicas. 

Conclusiones 

Ya pudiste ver muchas de las razones que te pueden llevar a requerir los servicios notariales y el uso de firmas electrónicas en el territorio peruano. 

Si necesitas hacer trámites notariales en Perú y vives, trabajas o tienes negocios con Chile, nuestra plataforma FirmaVirtual puede ayudarte. 

Igualmente, si estás en trámites consulares para asuntos como tu residencia definitiva chilena o si necesitas firmar poderes, declaraciones juradas o contratos de trabajo con empresas que tengan vínculos Perú-Chile, entonces no esperes más. 

¡Entra a FirmaVirtual y conoce cómo te hacemos más fácil tus gestiones!

¿Qué debes hacer?

1. Descarga los documentos tipo en nuestra plataforma y que puedes usar como plantilla para redactar tu documento. 
2. Rellena nuestro formulario y pide el servicio de firma electrónica o certificación y protocolización notarial que necesites en Chile. 
3. En pocos minutos tendrás tu firma electrónica simple para que firmes tus documentos online fácilmente.

Consulta nuestras preguntas frecuentes o llámanos por los teléfonos +569 4522 7304  y +569 7563 5393 para responder tus dudas.

Ahora que ya sabes algo más de las notarías en Perú y cómo hacer trámites online dinos ¿conocías estas ventajas? 

¡Coméntanos tu experiencia!