Usos y beneficios de la firma electrónica para Pymes

Hoy las pequeñas y medianas empresas, o pymes, necesitan optimizar sus procesos y digitalizar tareas que en papel resultan lentas o costosas. La transformación digital alcanza a todos los sectores, sin importar el tamaño de la empresa.

La firma electrónica para Pymes impulsa esta digitalización por las ventajas operativas que entrega a las micro, pequeñas y medianas empresas en Chile. Incorporar esta herramienta permite ordenar procesos, agilizar la firma de contratos y facilitar la gestión con trabajadores, clientes y proveedores.

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¿Qué es una PYME?

Una pyme es una empresa pequeña o mediana que opera con ventas anuales y dotación de trabajadores acotadas frente a una gran empresa.

En Chile, la Ley 20.416, artículo segundo, considera empresas de menor tamaño a las micro, pequeñas y medianas empresas, con ventas anuales de hasta 100.000 UF. Según el artículo 505 bis del Código del Trabajo, la mediana empresa tiene hasta 199 trabajadores.

¿Por qué son importantes las pymes en la economía chilena?

El emprendimiento es parte fundamental de la economía de un país, y las PYMES son clave para esta. Representan la mayor parte de las empresas en muchos países y pueden ser una fuente importante de empleo y de innovación. Además, muchas empresas grandes comenzaron como PYMES y se han expandido con el tiempo.

Estas empresas impulsan el desarrollo económico del país. Según las Estadísticas de Empresa del SII del Año Tributario 2026, en Chile operan 663.887 pymes con ventas en diez o más meses. Esa cifra incluye a las empresas con ventas anuales de hasta 100.000 UF, dentro de un total nacional de 679.360 empresas.

Entre los principales aportes de las pymes a la economía nacional destacan los siguientes:

• Generan empleo formal en distintas regiones del país, con plantillas de hasta 199 trabajadores en las medianas empresas.
• Fomentan la innovación y el emprendimiento al desarrollar nuevos productos y servicios para el mercado local.
• Responden con flexibilidad y rapidez a los cambios del mercado y a las nuevas oportunidades comerciales.
• Impulsan la competencia comercial y mejoran la oferta disponible para los consumidores.
• Participan de forma activa en el tejido productivo nacional y en las cadenas de suministro.

Por su peso en el empleo y la actividad comercial, las pymes requieren herramientas digitales que agilicen su operación diaria.

¿Cómo se clasifican las pymes en Chile?

En Chile, las empresas de menor tamaño se clasifican según su dotación de trabajadores, sus ventas anuales y las características de su actividad.

Según el número de trabajadores

El artículo 505 bis del Código del Trabajo clasifica a las empresas de menor tamaño en tres tramos:

• Microempresas, que cuentan con 1 a 9 trabajadores contratados.
• Pequeñas empresas, que tienen de 10 a 49 trabajadores contratados.
• Medianas empresas, que mantienen de 50 a 199 trabajadores contratados.

Según el sector económico

De acuerdo con su giro principal, se agrupan en tres categorías:

• Empresas comerciales dedicadas a la venta de productos o servicios al consumidor final.
• Empresas industriales enfocadas en la producción o transformación de bienes.
• Empresas de servicios que prestan asesoría profesional o técnica.

Según la propiedad

Según quiénes integran su propiedad, pueden organizarse de las siguientes formas:

• Empresas familiares cuya propiedad pertenece a una o varias familias.
• Cooperativas donde los socios comparten la propiedad, los beneficios y las responsabilidades.

Según su grado de innovación

En función de su desarrollo tecnológico y comercial, se distinguen dos perfiles:

• Empresas innovadoras dedicadas a la investigación y al desarrollo de nuevos productos o procesos.
• Empresas tradicionales enfocadas en la producción o venta de bienes y servicios ya existentes.

En el ámbito tributario y de fomento, la clasificación se determina por las ventas anuales en UF según el artículo segundo de la Ley 20.416.

¿Qué beneficios aporta la firma electrónica a una pyme?

En Chile, la Ley 19.799, artículo 3, reconoce la validez de los actos y contratos suscritos con firma electrónica. Esta regla excluye los actos con solemnidad incompatible, los que exigen concurrencia personal y los de derecho de familia. Sus principales beneficios para una pyme son los siguientes:

• Reduce tiempos de traslado y costos administrativos al realizar trámites y firmar documentos a distancia.
• Agiliza la gestión documental y disminuye los errores asociados al manejo de archivos en papel.
• Mejora la respuesta operativa de la empresa frente a clientes y proveedores.
• Aporta resguardo según el tipo de firma elegido. La simple y la avanzada tienen distinto valor probatorio según los artículos 4 y 5 de la Ley 19.799.
• Facilita el cierre de acuerdos con clientes y proveedores en distintas comunas para impulsar nuevas oportunidades de negocio.
• Entrega una experiencia de firma ordenada y clara para quienes contratan con la empresa.

Así, la firma electrónica apoya la gestión diaria de las pymes y reduce la carga administrativa presencial.

¿Qué documentos puede firmar electrónicamente una pyme?

El uso de la firma electrónica para Pymes se da en diversos procesos de su actividad comercial y empresarial. Estos son algunos de los más relevantes:

Firmar contratos

Permite suscribir contratos comerciales con clientes y proveedores a distancia. Según el documento, puedes usar firma electrónica simple, avanzada o autorización notarial de firma en línea.

Órdenes de compra

Las órdenes de compra y cotizaciones se pueden suscribir con firma electrónica simple para ordenar el flujo de abastecimiento y evitar retrasos operativos.

Gestionar facturas electrónicas

La firma electrónica permite suscribir documentos tributarios electrónicos conforme a las reglas del Servicio de Impuestos Internos, resguardando su integridad y autenticidad.

Realizar trámites administrativos

Con la firma electrónica avanzada, los representantes pueden suscribir declaraciones y trámites administrativos ante organismos públicos que admiten este mecanismo.

Gestionar procesos de recursos humanos

Permite firmar contratos de trabajo, anexos y comprobantes de feriado a distancia. En cambio, el finiquito laboral exige ratificación presencial del trabajador según el artículo 177 del Código del Trabajo.

Firmar documentos internos

También sirve para suscribir actas internas, acuerdos de directorio y políticas internas de la empresa sin reunir físicamente a los firmantes.

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