¿Qué hace la notaría en Chile y cuáles son las funciones del personal que allí trabaja? ¿Qué documentos puedes validar en una notaría en Chile? ¿Abren los sábados? En este artículo responderemos estas preguntas frecuentes y muchas más.
- ¿Qué es una notaría en Chile?
- ¿Qué profesión tiene el notario?
- ¿Cuáles son las funciones de una notaría en Chile?
- ¿Quién nombra a las notarías?
- ¿Qué requisitos deben cumplirse para ser notario?
- Casos prácticos en los que te piden validación notarial
- ¿Qué notarias atienden los sábados?
- ¿Necesitas un notario? Esta es la forma más fácil
- Firma electrónica: simple y en pocos pasos
Las tareas que cumple un notario son de diversa índole. Por eso queremos que sepas bien qué puedes hacer si te piden validar un documento en estas oficinas. También te diremos cuáles son los casos en los que no necesitas desplazarte a la notaría para completar trámites que bien puedes hacer por internet.
Y si tus ocupaciones de lunes a viernes no te dejan mucho tiempo para ir a una notaría en Chile y esperar tu turno para validar un documento presencialmente, conoce qué oficinas abren los sábados. Todo esto te lo contaremos a continuación.
¿Qué es una notaría en Chile?
Quienes no están muy vinculados de forma frecuente con trámiles legales, laborales o relacionados con empresas o negocios, puede que no tengan muy claro qué es una notaría.
Pero si arrendaste un inmueble, te tocó escribir una declaración jurada o quizás hacer la compraventa de un auto, seguramente tendrás una idea de la labor que allí se realiza. Si has visto programas de concursos o lotería en la televisión, entonces recordarás que siempre está presente en el estudio de grabación un notario como invitado.
Este funcionario está allí para certificar y dar fe de que el concurso o sorteo es válido y que no hay dudas de que reúne los requerimientos legales. Por tanto, la presencia del notario hace más confiable el proceso. Aunque esta no es la única labor visible que hace una notaría en Chile, el ejemplo del concurso permite entender la importancia de este ministro de fe para darle valor probatorio a un acto o documento.
Básicamente, este funcionario permite aumentar la seguridad de las personas e instituciones en una determinada acción, declaración, firma de papeles, poderes, convenios, contratos, etc.
Así que:
- La notaría pública es el espacio donde trabajan los profesionales que se encargan de ofrecer el servicio de notariado de actos y documentos.
- El notario es la figura principal de esta oficina y tiene la facultad, por ley, de testificar que lo que sea que le haya sido presentado, es un acto o trámite válido o legal.
¿Qué profesión tiene el notario?
Toda notaría en Chile y en cualquier país está a cargo de un profesional en Derecho. Es un abogado que ejerce su labor como perito legal para otorgar un carácter público a los documentos privados que son autorizados con su firma.
Por tanto, es un fedatario público o testigo de fe que valida la legitimidad de los documentos o actos en los que se les pide su intervención. Esto permite revestir de seguridad jurídica estas situaciones en el terreno extrajudicial.
A diferencia de otro tipo de abogados, el notario debe guardar una neutralidad total en sus actuaciones. No debe ponerse del lado de las personas que acuden a él.
Esto es una de las características que lo separan del oficio cotidiano del abogado que es el de defender o representar a sus clientes.
¿Cuáles son las funciones de una notaría en Chile?
La función del notario hoy en día es muy amplia. La principal: autorizar y guardar en sus archivos los instrumentos o escritos que le sean dados por las partes interesadas.
Según el Código Orgánico de Tribunales (COT) de Chile y otras regulaciones existentes, los notarios pueden intervenir en actos y documentos relacionados con:
- Testamentos y herencias
- Poderes
- Creación de sociedades o asociaciones mercantiles y civiles
- Ventas y compras de inmuebles
- Hipotecas
- Fideicomisos
- Declaraciones juradas
- Compraventa de autos
- Traspasos de negocios
- Contratos de arrendamiento
- Acuerdos prenupciales
- Permisos para viajes de hijos menores
Hay muchos otros trámites que también pueden hacer y en los que se necesita de la firma y sello notarial para certificar o protocolizar los documentos.
En Chile los notarios públicos son definidos por el COT como:
- Ministros de fe pública encargados de autorizar y guardar en su archivo los instrumentos que les sean entregados (art. 399 del COT).
- Pueden emitir testimonios y copias sobre algo que le es solicitado por las partes interesadas y también se encargan de realizar todas las diligencias que les sean encomendadas por la ley.
- Sus actuaciones se enmarcan en una función autentificadora que confiere a ciertas clases de documentos importantes una fuerza probatoria y ejecutoria.
Los artículos desde el 399 al 445 en el COT establecen sus funciones en todo el territorio chileno. En otras partes del mundo, los notarios ejercen las mismas funciones, con las diferencias obvias entre las leyes de sus naciones.
Ministros de fe: ¿cuáles más hay?
Los ministros de fe pública son funcionarios cuyo testimonio es tomado en cuenta por las leyes como de probidad irrefutable. Los notarios públicos no son los únicos que pueden cumplir este rol. Todo depende del trámite a realizar.
En Chile existen unos ocho tipos de ministros de fe que pueden actuar en distintos trámites públicos y privados como validadores de actos y documentos.
Por ejemplo, para ciertos documentos laborales como los finiquitos o terminación de un contrato, una renuncia o la validación de las elecciones de organizaciones sindicales, los trabajadores deben buscar a un inspector del trabajo como ministro de fe. Esto para dar cumplimiento a las exigencias legales.
Otros fedatarios son los oficiales del Registro Civil, los secretarios municipales y los funcionarios de la Administración del Estado.
¿Qué más hacen los notarios según el COT?
En Chile existen unos 500 notarios y archiveros. Los notarios pueden extender instrumentos públicos en base a las instrucciones que le sean dada por los otorgantes, bien sea de palabra o por escrito.
Otras funciones son:
- Conservar y guardar adecuadamente todos los instrumentos que pasan por sus manos. Deben hacerlo en estricto orden cronológico y asegurarse de que no haya posibilidad de extravíos o que no pueda hallarse fácilmente la información.
- Otra función es entregar testimonios, certificados y protocolizaciones de actos y documentos.
- Hacer la autorización debida de firmas en documentos privados y cuya autenticidad sea constatable por este funcionario.
- Hacer inventarios solemnes.
- Realizar protestos de letras de cambio y otros papeles relacionados con la actividad mercantil.
- Informar sobre conformación y constituciones de empresas u organizaciones, traspasos y notificaciones de prenda.
- Estar presente en las juntas generales de los accionistas de las sociedades anónimas.
- Dar fe de hechos que le son requeridos por las leyes, instituciones y personas.
¿Quién nombra a las notarías?
Los notarios forman parte de los doce cargos que existen como auxiliares de la Administración de Justicia en Chile. Esto quiere decir que sirven como órganos anexos al Poder Judicial.
Esos doce cargos incluyen a: Fiscales Judiciales, Defensores Públicos, Procuradores, Conservadores, Archiveros, Secretarios Judiciales, Relatores, Administradores de tribunales penales, Consejeros Técnicos, Receptores y Bibliotecarios Judiciales.
En una misma jurisdicción puede existir una sola notaría o varias. Por regla general, cada comuna o agrupación de comunas debe contar con un notario.
¿Quién nombra a las notarías? Las notarías en Chile son designadas por el Gobierno Nacional y sus poderes. Según el art. 287 y 459 del COT, el Presidente de la República es quien puede nombrar a los notarios y crear nuevas notarías.
Para ello debe basarse en proposición previa que le haga una terna calificada en la Corte de Apelaciones a la que corresponda.
¿Qué requisitos deben cumplirse para ser notario?
Para aspirar al cargo de notario en Chile se requiere:
- Contar con nacionalidad chilena.
- Tener el título de abogado
- Haber ejercido la profesión al menos por un año
- No estar inhabilitado o incapacitado para ejercer cargos públicos.
Desde 2016, la Ley Nº 20.957 permite que los abogados con discapacidad auditiva, visual o del habla (es decir, sordos, ciegos y mudos) puedan desempeñarse como notarios en Chile.
Esto permite la inclusión laboral de profesionales del Derecho que antes eran discriminados por su condición.
Obligaciones para aceptar el cargo
Los notarios, así como los demás auxiliares de la Administración de Justicia, están obligados a prestar juramento.
Deben tener su residencia en la ciudad o población donde esté asentado el tribunal al que deban prestar servicio. También deben mantener sus oficinas abiertas en los horarios señalados en las leyes y regulaciones chilenas.
No pueden ejercer su labor como abogados, a menos que sea para defenderse en causas personales o en las de sus familiares y pupilos.
Casos prácticos en los que te piden validación notarial
Ahora te mostraremos algunos casos en los que la figura del notario es un requisito clave para introducir un documento o completar una gestión pública o privada.
- Como apoyo al administrador de edificios y a los mismos vecinos en acciones como contrataciones de obras, decisiones en asambleas e incluso, para cumplir las exigencias necesarias dentro de la ley de copropiedad inmobiliaria.
- Al hacer una mudanza dentro de Chile. Para cumplir con las leyes, debes redactar una declaración jurada de mudanza y pedir la validación del notario.
- Para otras declaraciones juradas como la de soltería, de ingresos o de domicilio, también necesitas una certificación o protocolización notarial.
- En la firma de un contrato de arriendo es recomendable que el arrendatario y el arrendador pidan la certificación con el notario. No es obligatorio, pero es lo que aconsejan los abogados. Puedes hacerlo online.
- Durante el proceso de compraventa de inmueble es obligatorio movilizarse a la oficina del notario para firmar el documento.
- Para permitirle a tu pareja que pueda viajar al extranjero con los niños sin ti, necesitas llevar al notario este permiso y firmarlo allí en su presencia.
- ¿Vas a vender tu auto o quieres comprar un auto en prenda? Para estos y muchos otros trámites necesitas la intervención del notario.
La lista es larga. La buena noticia es que para muchas gestiones existe la notaría en Chile y el encargado de esta, el notario.
Esto significa que las puedes completar en 100% o adelantar una gran parte por internet ¿Cómo? Desde plataformas autorizadas para emitir firmas electrónicas.
FirmaVirtual es una empresa que trabaja con varias notarías chilenas en alianza. Solo tienes que entrar a la página, solicitar el servicio, pagar y listo. Sus trámites son seguros, blindados con tecnología de blockchain, totalmente legales y con atención altamente profesional.
¿Qué notarias atienden los sábados?
Seguro te estás preguntando si en Chile hay notarias abiertas los sábados y tenemos que confirmarte que sí.
Actualmente, unas 200 notarías en Chile ofrecen este servicio, de manera rotativa, similar a como lo hacen las farmacias. Esto no incluye los sábados feriados, ya que no abren en esos casos.
¿Dónde puedes enterarte de cuál notaria en Chile abre los sábados? En la web oficial de los notarios y conservadores puedes consultar la lista de notarías de turno que funcionan de 9:00 o 10:00 hasta las 12:00 o 13:00 horas, o incluso hasta un poco más.
- Algunas de las que trabajan de 9:00 a 13:00 horas son las notarías de turno en Santiago, Arica, Antofagasta, La Serena. Mientras que en Valparaíso, Viña del Mar, Villa Alemana y San Miguel y otras hay oficinas que abren los sábados de 10:00 a 13:00.
- En Quillota, Coyhaique y Cauquenes y otras más puedes ir de 9:00 a 12:00, mientras que en Concepción y Puerto Montt te pueden atender de 10:00 a 12:30 y en Talca y Punta Arenas, de 10:00 a 12:00.
Ten en cuenta que con las medidas de emergencia sanitaria por el COVID-19, la Asociación de Notarios, Conservadores y Archiveros Judiciales de Chile flexibilizó varios trámites en línea, aunque no todas las notarías ofrecen servicio online.
Aparte, hay algunas que no abren los sábados.
Te recomendamos antes de acudir a una notaría en Chile agendar tu cita por teléfono o por internet, pues los servicios y horarios de atención pueden variar. O puedes hacerlo del modo más simple, como te lo explicaremos a continuación.
¿Necesitas un notario? Esta es la forma más fácil
Con las nuevas tecnologías, muchos documentos electrónicos hoy se pueden validar vía internet las 24 horas y de lunes a domingo.
Mediante acuerdos con empresas autorizadas para emitir rúbricas electrónicas, como Firma Virtual, hoy puedes certificar y protocolizar en modo presencial/domicilio o en línea varios tipos de documentos electrónicos casi en cualquier notaria en Chile.
A través de este sistema, tanto personas naturales como jurídicas pueden:
- Seleccionar los trámites que desean hacer vía web. Esto gracias a las ventajas que hay en Chile para usar las firmas electrónicas, como lo establece la Ley de Documentos Electrónicos.
- Después de llenar el formulario de solicitud en FirmaVirtual, puedes descargar los formatos de documentos tipo que ya están disponibles como modelos de base para redactar tu escrito.
- O si ya tienes tus documentos redactados, puedes subirlos de una vez ¡Te asombrará lo fácil que es subir los documentos desde tu computadora personal o móvil a la app de FirmaVirtual!
- Desde la misma plataforma pagas por la intermediación del servicio de firma electrónica, certificación y protocolización notarial.
- Serás notificado sobre cuándo recibirás el documento en tu bandeja de correo electrónico o si debes dirigirte a la Notaría para firmar en una determinada fecha y hora.
- También cuentas con el servicio de notario a domicilio. Todo depende del tipo de documento a notariar.
Como puedes ver es muy fácil completar tus trámites notariales con ayuda de FirmaVirtual.
Puedes solicitar autorizaciones, revocar u otorgar poderes, hacer contratos de diversa índole, pedir certificaciones, declaraciones, completar la compraventa de un auto particular o para tu empresa ¡En fin! Son muchas las posibilidades de uso.
Solo ten en cuenta que no en todas las notarías ofrecen la lista completa de servicios online. Es importante que verifiques primero cuál es la lista definitiva de notarías activas y cuáles ofrecen tramitaciones a distancia y agendamientos online.
Firma electrónica: simple y en pocos pasos
Si necesitas hacer algún trámite de notaría por internet o presencialmente, en FirmaVirtual te podemos ayudar. Te ofrecemos la posibilidad de conseguir tu propia Firma Electrónica con certificación y protocolización notarial de los documentos.
¡Una firma virtual es el tipo de trámite online que agrega calidad de vida a todos los chilenos!
Te permite tener más tiempo para ti, porque simplifica el papeleo y evita que te tengas que desplazar y perder horas en colas en las notarías.
Todo ese tiempo que te ahorras con tus trámites online puedes dedicarlo a hacer deportes, a tus pasatiempos preferidos y estar más con la familia, además del menor coste ambiental.
¿Qué esperas? ¡Contáctanos!
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