Hoy más que nunca, las pequeñas y medianas empresas o PYMES como también se les conoce, han tenido la necesidad e incluso obligación de mejorar sus procesos, automatizar operaciones y depurar mecanismos que, si bien antes resultaban efectivos, ahora van quedando obsoletos. La transformación digital es una realidad para todos los sectores, sin importar el tamaño de la empresa.
La firma electrónica para Pymes es una de esas innovaciones que la digitalización promueve por las múltiples ventajas que ofrece a las empresas pequeñas, medianas y grandes conglomerados. Y es que, la transformación digital no es un privilegio para las compañías con grandes presupuestos. No, por el contrario, el uso de la tecnología adecuada no hace más que optimizar los procesos, incrementar la productividad y traer beneficios tanto al cliente interno (empleados) como al externo.
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¿Qué es una PYME?
Empecemos hablando sobre qué es una PYME, un término que se utiliza para referirse a empresas de tamaño pequeño y mediano. Es decir, aquellas que tienen un número limitado de empleados y que operan con una facturación moderada o recursos financieros reducidos en comparación con grandes empresas.
En general, se considera que para que una empresa sea considerada PYME, debe cumplir con algunos factores como el número de trabajadores que no debe superar los 250, y en el caso de México, no debe facturar más de 250 millones de pesos al año.
Importancia de las PYMES para la economía de un país
El emprendimiento es parte fundamental de la economía de un país, y las PYMES son clave para esta. Representan la mayor parte de las empresas en muchos países y pueden ser una fuente importante de empleo y de innovación. Además, muchas empresas grandes comenzaron como PYMES y se han expandido con el tiempo.
Su importancia es tal que se consideran un motor fundamental para el desarrollo económico y social. En México, según datos del Instituto Nacional de Estadística y Geografía (INEGI) están en funcionamiento más de 4 millones de PYMES las cuales son responsables del 72% de los empleos todo el país, y su aporte a la economía lo podemos ver el su aporte del 52% del PIB anual.
Adentrémonos un poco más y analicemos todos los aportes que la actividad de una PYME ofrece.
- Generación de empleo: hasta 250 empleados puede tener una PYME, y con el número elevado de empresas pequeñas y medianas que hay, la generación de empleados que manejan es muy alta.
- Innovación y emprendimiento: se trata de espacios de innovación y emprendimiento, en el que los emprendedores pueden probar nuevas ideas y desarrollar productos y servicios de todo tipo.
- Flexibilidad y adaptabilidad: en general, por su tamaño y esencia son más flexibles y adaptables que las grandes empresas, lo que les permite responder más rápidamente a los cambios en el mercado y a las nuevas oportunidades de negocio.
- Impulso a la competitividad: un mercado sin competencia no es productivo. Las PYMES promueven la sana competencia comercial y contribuyen a mejorar la calidad de los productos y servicios que se ofrecen a los consumidores.
- Contribución al PIB: representan una parte importante del Producto Interno Bruto (PIB) de muchos países, lo que las convierte en una pieza clave de la economía. En México mencionamos que su aporte es del 52% del PIB anual.
La importancia de las PYMES para la economía de cualquier país es innegable al ser una importante fuente de empleos e impulsor del desarrollo. Por esto y más se trata de una actividad comercial fundamental, por lo cual no está exenta de adaptarse a los cambios para mantener su posición de pieza clave dentro de la dinámica económica y comercial.
Tipos de PYMES
Hemos hablado que para que una empresa sea considera PYME debe responder a determinados factores como su tamaño e ingresos anuales, pero esto no es lo único. Veamos los tipos de PYMES más comunes:
Según el número de empleados:
- Microempresas: tienen menos de 10 empleados.
- Pequeñas empresas: su plantilla de empleado es de 10 a 50.
- Medianas empresas: tienen entre 50 y 250 empleados.
Según el sector económico:
- Comerciales: se dedican a la venta de productos o servicios al consumidor final.
- Industriales: su actividad se centra en la producción o transformación de bienes.
- De servicios: prestan servicios profesionales o técnicos.
Según la propiedad:
- Familiares: son empresas que son propiedad de una o varias familias.
- Cooperativas: la propiedad es de sus trabajadores, los cuales comparten los beneficios y las responsabilidades.
Según su grado de innovación:
- Innovadoras: se dedican a la investigación y el desarrollo de nuevos productos o procesos.
- No innovadoras: su actividad se centra en la producción o comercialización de productos o servicios existentes en el mercado.
Estos son los principales de PYMES, pero no los únicos, sin embargo, todas deben adecuarse al número máximo de empleados y a la facturación anual que varía de acuerdo al país.
Beneficios de la firma electrónica para Pymes
Ahora que conoce más sobre las PYMES es momento de hablar de los beneficios que estas pueden aprovechar al utilizar un recurso legal, válido e innovador como las firmas electrónicas:
- Ahorro de tiempo y dinero: la firma electrónica para Pymes permite realizar trámites y firmar documentos de forma remota, evitando desplazamientos y reduciendo costos administrativos asociados a estos procesos.
- Mayor eficiencia: el uso de la firma digital permite realizar trámites de forma más rápida, ágil y eficiente, reduciendo el tiempo y los errores asociados a la gestión de documentos en papel. Por esto, es clave dentro de la gestión documental actual que incluye el uso de softwares especializados y otros recursos tecnológicos.
- Incrementa la competitividad: el rendimiento y competitividad de la empresa se verán beneficiados por la rapidez y automatización de los procesos.
- Seguridad: la firma electrónica para Pymes ofrece un alto nivel de seguridad y confidencialidad, evitando fraudes y falsificaciones. Para esto emplean criptografía avanzada y procesos de autenticación de datos.
- Mayor accesibilidad: permite a las PYMEs interactuar con clientes, proveedores y otras empresas de forma más rápida y eficiente, facilitando el acceso a nuevos mercados y oportunidades de negocio. La distancia y las fronteras no son impedimentos para la firma de acuerdos comerciales empleando este recurso tecnológico.
- Mejora la experiencia de los clientes: la velocidad y seguridad de los trámites sin duda afectan de forma positiva la forma como los clientes perciben a la empresa, en pocas palabras incluye en su imagen y mejora la experiencia que reciben.
La firma electrónica para Pymes es una herramienta muy útil para apoyar en el crecimiento y desarrollo de estas empresas, aprovechando la automatización, incremento de productividad y ahorro que se desprenden de su uso.
Principales usos de la firma electrónica para Pymes
El uso de la firma electrónica para Pymes se da en diversos procesos de su actividad comercial y empresarial. Estos son algunos de los más relevantes:
Firmar contratos
Este es sin duda no de los principales usos de la firma electrónica para Pymes. Con este recurso se pueden firmar contratos de forma remota con clientes, proveedores de forma rápida, segura y eficiente. Esto agiliza las operaciones, beneficia a la empresa y la sitúa en una mejor posición que a su competencia.
Órdenes de compra
Un proceso clave dentro de todo negocio como las órdenes de compra puede facilitarse y optimizarse con el uso de la firma electrónica simple. Esto no solo facilitará el proceso, sino que evitará errores y con ello retrasos innecesarios que afecten la producción dentro dela empresa o entorpecen servicios.
Gestionar facturas electrónicas
La firma electrónica para PYMES se puede utilizar para garantizar la autenticidad y la integridad de las facturas electrónicas, lo que facilita su gestión y reduce el riesgo de fraude. Asimismo, minimiza los errores y acelera los procesos administrativos.
Realizar trámites administrativos
Las PYMES pueden utilizar la firma electrónica avanzada para realizar trámites administrativos, como la presentación de impuestos o la solicitud de subvenciones, de forma remota y sin necesidad de desplazarse.
Gestionar procesos de recursos humanos
La firma electrónica para PYMES se puede utilizar para gestionar los procesos de recursos humanos como la firma de contratos laborales o la gestión de permisos y vacaciones, mejorando los procesos del departamento al hacerlos más rápidos y ágiles. Además, es fundamental en las contrataciones online de profesionales para trabajos remotos.
Firmar documentos internos
Las PYMES pueden utilizar la firma electrónica para firmar documentos internos, como actas de reuniones o acuerdos internos, de forma segura y eficiente.
¿Cómo puede ayudar FirmaVirtual a tu PYME?
Las PYMES son un motor para la economía y por ello evolucionar a la par que lo hace, el mundo es crucial. La firma electrónica, simple o avanzada, es parte de esta evolución al ser un recurso innovador con la importancia suficiente como para influir en la productividad y optimización de las empresas. Por esto, en FirmaVirtual somos tus aliados para tramitar tu firma y unirte a la era digital.
Si tu pequeña o mediana empresa aún no maneja este recurso, basta con llenar el formulario de registro. Además, en nuestra sección de documentos tipo puedes encontrar y descargar el modelo de trámites que necesites.
¿Necesitas más información? Te invitamos a consultar nuestro apartado de preguntas frecuentes. O, si prefieres, puedes comunicarte con nosotros a través de los números
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