Todo lo que necesitas saber sobre las firmas electrónicas en Chile

Las firmas electrónicas son la alternativa moderna a la firma húmeda tradicional

Cada vez aumenta el número de empresas que utilizan firmas electrónicas en Chile para mantenerse competitivas en un mercado cada vez más complicado por la pandemia mundial de Covid-19.

Las firmas electrónicas son es una manera sencilla de mejorar la eficiencia de las empresas.

En el marco de la pandemia de Covid-19 gran parte de los negocios que se realizaban «cara a cara» ahora se realizan a través de medios electrónicos.

Las firmas electrónicas permiten reducir los tiempos de negociación y cierre de contratos, además de eliminar muchos de los costos de administración, impresión y transporte que tienen los documentos firmados en papel.

Por tal razón, han pasado a ser uno de los mecanismos más utilizados para confirmar y validar estas operaciones. En muchos países es obligatorio tenerla para poder realizar ciertas actividades económicas.

Según los expertos, en 2020 el mercado de firmas electrónicas alcanzará un valor de  US$2.020 millones.

Te explicaremos en qué consisten las firmas electrónicas en Chile y por qué debes usar esta herramienta.

¿Qué son las firmas electrónicas?

También llamadas E-Signatures o E-Firmas, son un código alfa-numérico asignado a cada empresa o persona para validar o «representar» su identidad en una plataforma informática.

De hecho, es el equivalente virtual de la tradicional firma manuscrita y marcada con sello húmedo.

Se define legalmente como «un mecanismo» que permite verificar la autenticidad de la autoría de un documento electrónico o de una transacción electrónica.

Este código alfa-numérico, al igual que una firma hecha a mano, es intransferible, está protegida contra falsificaciones y también incorpora registros de tiempo.

Además su uso puede ser rastreado fácilmente; y lo mejor es que las leyes actuales le dan la misma validez que una firma escrita a mano o un sello húmedo.

¿Para qué sirven las firmas electrónicas?

En países avanzados como Estados Unidos y la Unión Europea las firmas electrónicas van más allá del terreno financiero, ya que pueden ser usadas en todo tipo de contratos.

Las firmas electrónicas son legales en la Unión Europea desde junio de 2017 y a la fecha este instrumento es parte de la actividad económica diaria de más de 27 naciones de ese continente.

Congresistas y senadores pueden promulgar leyes usando sus respectivas firmas electrónicas y los jueces pueden admitir pruebas o documentos legales firmados electrónicamente.

Las firmas electrónicas tienen innumerables ventajas sobre las firmas manuscritas o húmedas, pero las principales es su mayor rapidez, menor costo y la posibilidad de rastrearlas y auditarlas cuando sea requerido.

Hoy en día, el mercado de firmas electrónicas está creciendo gracias al comercio global, las preocupaciones por la seguridad y la conciencia medioambiental.

La crisis del coronavirus y el cierre de vuelos entre países han obligado a muchas empresas a recurrir a las firmas electrónicas para mantener en marcha sus negocios y atender cualquier situación legal o financiera.

En Chile es una práctica arraigada de empresas y particulares el contar con firmas electrónicas, lo que ayuda mucho a sortear los efectos negativos de la pandemia en el comercio, los bienes inmuebles y la industria en general.

¿Son las firmas electrónicas legales en Chile? 

Las firmas electrónicas son legales en Chile desde el año 2002, cuando se aprobó la Ley N° 19.799 o Ley de Firma Electrónica (LFE).

La LFE regula tanto el uso de documentos electrónicos y firmas electrónicas, como los mecanismos, servicios y empresas que se encargan de certificarlas.

El punto clave de este marco legal es que la Ley Nº 19.799 establece un principio de equivalencia entre los documentos electrónicos y los impresos en papel.

Esto significa que la LFE otorga la misma validez a los actos y contratos suscritos por medio de firma electrónica que los celebrados por escrito y en soporte impreso.

Destaca el hecho de que en Chile la firma electrónica se presume válida salvo que se demuestre lo contrario con pruebas. Esto no ocurre igual en otros países.

Tipos de firmas electrónicas que se usan en Chile

Una huella dactilar digitalizada puede usarse como firma electrónica

La Ley 19.799 reconoce dos tipos de firma electrónica: la Firma Electrónica Simple (FES) y la Firma Electrónica Avanzada (FEA).

La FES utiliza cualquier sonido, símbolo o proceso electrónico para identificar a su titular ante el receptor de un documento electrónico.

Esto incluye una gran variedad de opciones como:

• Una imagen escaneada de la firma manuscrita del titular, insertada al pie de un documento electrónico.
• El nombre del titular al final de un correo electrónico.
• El nombre del titular en un correo electrónico enviado desde su cuenta personal.
• Una huella dactilar o cualquier otro tipo de dato biométrico particular del titular.
• Cualquier tipo de seña, marca o acción que solo sea posible realizar por medio electrónico y que permita validar de manera creíble la identidad del emisor del documento.

La LFE deja en claro que una firma electrónica simple equivale a una firma manuscrita bajo el principio de equivalencia del soporte.

Por su parte la FEA es una firma certificada a través de un operador o prestador de servicios debidamente acreditado, que cuenta además con mecanismos de seguridad avanzados.

La FEA es creada y vinculada con su titular a través de mecanismos tecnológicos que le dan el control exclusivo de la firma y de los datos relacionados con ella.

Adicionalmente, cuenta con sistemas de verificación de identidad que pueden detectar modificaciones o usos no autorizados por parte de terceros y activar una alerta que impida el uso de la firma o incluso desconocer la validez del documento.

Los prestadores de servicios de certificación de Firmas Electrónicas son acreditados a través de una entidad adscrita a la Subsecretaría de Economía y Empresas de Menor Tamaño.

¿Se pueden utilizar siempre las firmas electrónicas en Chile?

A pesar de su uso generalizado gracias a la Ley 19.799, hay situaciones en las que no se acepta el uso de firmas electrónicas en Chile.

Entre estas situaciones tenemos los actos y procedimientos relacionados con los derechos de Familia, como bodas, adopciones, defunciones y divorcios.

En determinados casos se exige una solemnidad de escritura pública imposible de cumplir a través de plataformas electrónicas.

El Código Orgánico Tributario de Chile señala que el otorgamiento de una escritura pública requiere la concurrencia de las partes ante el notario y cumplir formalidades incompatibles con el concepto de documentos y firmas electrónicas.

Esto se aplica en casos como la venta de inmuebles y servidumbres o la constitución de hipotecas.

También está restringido el uso de FES o FEA en actos legales que requieren la presencia de alguna de las partes, testigos o funcionarios públicos.

Restricciones al uso de la firma electrónica simple en Chile

Adicionalmente, hay situaciones que restringen el uso de la FES y que obligan a las partes a tener y hacer uso de una FEA en su lugar:

• Los instrumentos públicos en formato electrónico, que deben mostrar la FEA del funcionario a cargo, sin excepción.

• Las copias electrónicas de escrituras públicas deben llevar la FEA del notario que autoriza su emisión para que puedan ser consideradas válidas.

• En el caso de los certificados de Registro Civil, es igualmente obligatorio que muestren la FEA del funcionario emisor del documento.

• Los mandatos judiciales emitidos en forma de documento electrónico también deben estar firmados con la FEA del mandante.

• Todo formulario para constituir, modificar, disolver o cambiar datos de organizaciones en el Registro de Empresas y Sociedad deben ser firmados electrónicamente con la FEA de sus accionistas, socios o constituyentes.

Si estas personas no poseen FEA propia, se debe incluir la del notario que autoriza el acto en cuestión.

¿Cuándo es realmente necesario usar una firma electrónica?

Las firmas electrónicas se usan incluso en aplicaciones móviles

Puedes utilizar firmas electrónicas en cualquier momento que necesites rubricar un contrato o documento legal.

En todo caso, es la ventaja práctica de esta herramienta lo que puede hacer que la prefieras; pues te ofrece simplicidad, seguridad, conveniencia y un bajo costo.

Veamos algunos escenarios más comunes en los que podrías necesitar una firma electrónica:

1. Cuando necesites una solución sencilla e intuitiva: Optimiza tus servicios de recursos humanos con firmas electrónicas.

1. Considera usarlos en documentos urgentes, como hojas de asistencia, formularios de impuestos y formularios de incorporación para nuevos empleados.

1. Cuando necesites seguridad de alto nivel: Necesitarás un 100 por ciento de protección cuando manejes acuerdos de retención u honorarios, acuerdos de confidencialidad o acuerdos de poder notarial.

En estos casos, una firma electrónica podría proporcionar un seguro sólido a través de una pista auditable.

1. Cuando necesites comodidad y rapidez: Es posible que los servicios legales, como las comunicaciones de acción de clase, tengan que dirigirse a cientos o miles de personas.

En el comercio minorista, puedes utilizar firmas electrónicas rápidas para realizar ventas y firmar órdenes de compra y facturas.

Seguro que impresionarás a los socios comerciales con tu mentalidad tecnológica y harás que el negocio siga avanzando.

1. Cuando necesites reducir costos: En finanzas, siempre busca reducir costos. Con las firmas electrónicas puedes abrir, mantener o cerrar cuentas a costos más bajos al eliminar las tarifas de envío. 

De manera similar, las compañías de seguros pueden reducir los costos de las evaluaciones de reclamos o los acuerdos de pólizas haciendo que los clientes firmen en línea con sus firmas electrónicas.

A esto se suma que la recopilación de firmas a través de un formulario en línea puede eliminar muchos inconvenientes.

En lugar de enviar formularios y esperar a que regresen; puedes recibir en cualquier momento los documentos firmados por otra persona con las que haces tratos.

¿Qué beneficios tiene el adoptar las firmas electrónicas?

En la vida diaria todas las empresas y organizaciones públicas o privadas, así como los particulares, necesitan contratos, acuerdos y formularios.

Por tal razón, hoy las firmas electrónicas están en todas partes y pueden adaptarse a casi cualquier industria, gobierno o aplicación legal.

A continuación, revisemos algunos casos en los que las firmas electrónicas han demostrado su utilidad y conveniencia nivel mundial:

En el sector Salud 

En los servicios de salud es vital reducir el tiempo para obtener las firmas de médicos, pacientes y aseguradoras.

Un denominado «Impacto de la Firma Electrónica en el Tiempo de Respuesta del Informe de Radiología» realizado por el Centro Hospitalario de la Universidad de Montreal, Canadá, mostró qué pasaba al usar firmas electrónicas.

«En el Servicio de Radiología de este hospital el tiempo necesario para obtener firmas para los exámenes abdominales se redujo de 11 a tres días», señaló el informe.

Por su parte el tiempo requerido para conseguir las firmas relacionadas con los exámenes de tórax se redujo de 10 a cinco días. 

«Mediante el uso de firmas electrónicas para acortar u omitir pasos en el flujo de trabajo de los empleados, la productividad aumentó», concluyó esta investigación.

Por otra parte en Estados Unidos y Europa se ha promovido el uso de documentos digitales y firmas electrónicas entre las personas con discapacidad visual; ya que se puede aumentar el tamaño del texto en las pantallas de computadoras y tabletas.

Incluso se puede recurrir a programas que leen el documento y lo convierten en texto hablado, para comodidad de quienes tienen problemas visuales.

Beneficios en el sector Industrial y el Trabajo

Estudios hechos por organizaciones industriales de Estados Unidos destacan que el uso de firmas electrónicas facilita la administración; y fluidez de las relaciones en las cadenas de suministro, producción y ventas de productos.

A nivel laboral el uso de firmas electrónicas por parte de los empleados facilita y acelera el tiempo para recopilar información y antecedentes.

Además los sindicatos que utilizan firmas electrónicas han demostrado mayor capacidad para organizarse de forma privada y aumentar la confianza de los potenciales nuevos afiliados que los contactan por redes sociales.

Impacto positivo para las pequeñas y medianas empresas

Cuando eres un pez pequeño que compite con las ballenas, ayuda si puedes nadar rápido y confirmar los precios a medida que cambian.

La agilidad de las firmas electrónicas en el comercio es muy valorada y por una buena razón.

Las firmas electrónicas permiten concretar negocios en menor tiempo, actualizar contratos más rápido y dar mejor atención al cliente.

Las firmas electrónicas permiten a los líderes hacer realidad sus ideas en poco tiempo al permitirles suscribir contactos en poco tiempo después de su redacción.

Mejora eficiencia del sector Gobierno

Entre finales de 2019 y principios de 2020 se lanzó una petición pública online; para cancelar el plazo de salida del Reino Unido de la Unión Europea.

La petición recaudó millones de firmas en unos meses, en su mayor parte electrónicas.

Esto demostró que las firmas electrónicas son más rápidas que las firmas escritas a la hora de apoyar iniciativas colectivas; para que los gobiernos modifiquen alguna ley, reglamento o política que afecta a una buena parte de la población.

En materia de impuestos, la firma electrónica es usada para validar las declaraciones de los contribuyentes; y garantizar una mayor transparencia y menor evasión en el pago de tributos por parte de personas y empresas.

Impacto de las firmas electrónicas en las finanzas y la banca

Finalmente destaca el uso de las firmas electrónicas en el mundo de las finanzas y la banca.

Miles de bancos y empresas financieras permiten rubricar las solicitudes de crédito y préstamos con una firma electrónica.

Incluso, en muchos países es obligatorio poseer una firma electrónica para solicitar ciertos créditos, como las cada vez más usadas hipotecas digitales.

Debemos resaltar que a diferencia de Chile, en Estados Unidos desde 2018 se pueden notariar documentos de compra-venta de inmuebles vía online; usando las firmas electrónicas de las partes y del funcionario a cargo.

Esto ha contribuido a reanimar un mercado que no terminaba de recuperarse de la crisis inmobiliaria de 2008.

¿Es lo mismo una firma electrónica que una firma digital?

Es posible que hayas escuchado el término «firma digital» y pienses que es lo mismo que una firma electrónica.

Aunque ambos se utilizan para validar la identidad de una persona a la hora de realizar una transacción por medios informáticos; la forma en que operan es totalmente diferente.

La firma digital es un mecanismo complejo basado en algoritmos criptográficos, que utiliza matemáticas complejas para cifrar y descifrar los datos del usuario y garantizar que no han sido alterados ni usurpados por un tercero.

Por su parte, la firma electrónica puede ser, como dijimos al principio; algo tan simple como una palabra escrita, una casilla marcada o una voz grabada; que se pueda relacionar de manera confiable con un individuo o empresa en particular.

En todo caso, sin importar el formato elegido; te aconsejamos recurrir siempre a una empresa seria y certificada para tramitar la creación de tu firma electrónica.

Nuestra empresa FirmaVirtual te ofrece la posibilidad de obtener tu propia Firma Electrónica Simple (FES) con certificación y protocolización notarial de los documentos.

A través de nuestra plataforma online puedes solicitar tu FES, ingresar los datos de los participantes y el orden en que firmarán.

Todas las operaciones se realizan bajo estrictas medidas de seguridad y tus datos estarán siempre resguardados.

Además podrás descargar en tu computadora los documentos generados en cada proceso.

Puedes también solicitar información a través de nuestra página en la red social Facebook. Con gusto te atenderemos.