¿Sabes cómo funciona una firma digital en Colombia y cuáles son sus ventajas? La firma electrónica es una herramienta imprescindible para realizar todo tipo de trámites online con la mayor seguridad, ahorro de tiempo y menores costes para personas, empresas y el planeta.
En Colombia, las firmas digitales son un aliado importante de la transformación digital en distintas áreas de negocios, así como para el acceso a una larga lista de trámites públicos y privados. Todo esto trae beneficios que son accesibles para los distintos sectores productivos de la sociedad colombiana y el ciudadano común.
¿Te interesa este tema? ¡Qué tal si sigues leyendo!
- Firma digital en Colombia ¿qué es?
- Beneficios de las firmas electrónicas y digitales
- Tipos de firmas digitales según las normas internacionales
- Tipos de firmas electrónicas que se usan en Colombia
- ¿Cómo se regulan las firmas online en Colombia?
- ¿Cómo hacer una firma electrónica?
- Pasos para generar una firma electrónica en la DIAN
- ¿Cómo FirmaVirtual te ayuda con la firma digital en Colombia?
Esta es una solución medioambiental y económica que agiliza una gran cantidad de trámites. Luego de conocerla, verás que es muy fácil de poner en práctica. A continuación te contaremos todos los detalles sobre los tipos de firmas electrónicas que existen, cómo se usan y en qué situaciones las puedes necesitar.
Firma digital en Colombia ¿qué es?
Una firma digital o electrónica es una modalidad o herramienta de identificación personal que permite suscribir de manera virtual toda clase de documentos. No se trata de firmar una hoja, hacerle una foto y enviarla por correo electrónico o por un chat desde tu móvil. ¡Nada que ver!
Para que exista una firma electrónica y digital, deben cumplirse mecanismos de validación que permitan un rastreo informático o electrónico. Estos dependerán del nivel de seguridad que sea exigido y del tipo de firma que usamos para signar documentos.
Por ejemplo, hay trámites que solo requieren del envío de una respuesta o consentimiento por algún sistema electrónico, como un correo electrónico. Pero en el caso de las firmas virtuales propiamente dichas, estas pueden hacer uso de sistemas informáticos como:
- Tecnología con blockchain
- Uso de códigos o contraseñas
- Datos biométricos
- Dispositivos externos (token)
- Claves criptográficas
- Certificación de las autoridades nacionales e internacionales
Estos mecanismos brindan la seguridad jurídica que necesitan los contratantes o firmantes para estar tranquilos al signar o aceptar la firma virtual, sin que haya papel de por medio.
Beneficios de las firmas electrónicas y digitales
Estas son algunas de las ventajas de usar las firmas online:
➤ Son un mecanismo de identificación muy personal
Básicamente, una firma digital contiene un valor numérico que se anexa a un mensaje o dato, que puede ser un documento.
Mediante procesos matemáticos y criptografía, se puede determinar que ese dato o documento pertenece a una determinada persona, poseedora de esa firma. Por tanto, es nuestra identidad personal en el mundo online.
➤ Ambientalmente responsable
Al optimizar nuestro tiempo y nuestros recursos, las firmas electrónicas o digitales dan la oportunidad de contribuir con la reducción del consumo de papel, energía, agua, y de evitar la tala de bosques.
Cada vez que usas una firma digital ayudas a la sostenibilidad ambiental, porque no gastarás en impresiones, fotocopias ni tinta. Ayudas a la reducción de la basura y la contaminación en tu comunidad.
¡El planeta gana porque contribuyes con la política responsable de cero papel!
➤ Mejora tu calidad de vida y reduce tus gastos
Con una firma digital en Colombia puedes hacer en segundos o minutos los trámites que antes te llevaban horas. Incluso, ahorrarás dinero.
Por ejemplo, si te mudas de apartamento o estás rentando una oficina más céntrica en Bogotá o Barranquilla, para firmar el contrato inmobiliario no tendrás que desplazarte ni gastar en transporte si tienes una firma electrónica.
Apenas recibas el contrato en tu correo electrónico, puedes suscribirlo mediante una entidad acreditadora de firma digital. Todo de manera online. Y si aún no tienes firma virtual, en pocos pasos y en minutos puedes tenerla.
¡Es realmente muy fácil hacerte de una firma online hoy en día!
➤ Son usadas en todo el mundo
A nivel internacional y también en Colombia, es cada vez más frecuente hacer tratos y trámites en entidades públicas y privadas con esta herramienta.
Ten en cuenta que firmar documentos en papel físico es algo ya del pasado. Con nuestro mundo cada vez más digitalizado, es obvio que las soluciones para firmar trámites y gestionar documentos como contratos, poderes, pagarés, convenios o declaraciones juradas, también hayan tenido que avanzar en esa dirección.
➤ Tan válida –o más- que una firma manuscrita
En la actualidad, la gran diferencia entre una firma tradicional (manuscrita) y una firma electrónica es que no existe un soporte físico (papel). De resto, tienen la misma validez de una rúbrica con sello húmedo y huella dactilar.
El uso de firmas electrónicas o digitales está estipulado en las regulaciones internacionales y en las de cada país. Existen normativas que establecen diferencias entre una firma digital y una firma electrónica, mientras que en otras partes, todas se consideran firmas electrónicas.
Tipos de firmas digitales según las normas internacionales
En el mercado europeo existe la normativa eIDAS (o Reglamento eIDAS 910/2014/CE).
Esta regulación, que sirve de base para el uso de las firmas en el mundo entero, reconoce tres tipos de firmas electrónicas. Todas son vinculantes, válidas, legales y admisibles como pruebas en un tribunal. Ellas son:
Firma Electrónica Simple
Es una firma que cuenta con un grupo de datos electrónicos que permiten identificar a un firmante. Existen varios tipos, con distintos grados de seguridad y blindaje.
Firma Electrónica Avanzada
Además de la condición anterior, permite que el firmante utilice medios, de su uso exclusivo, para elevar la seguridad y confianza del documento suscrito. Permite detectar cambios posteriores en los datos compartidos.
Firma Electrónica Cualificada
Es una firma que ha sido creada usando un dispositivo cualificado para generar las firmas.
Tipos de firmas electrónicas que se usan en Colombia
El marco legal hace distinciones entre la firma electrónica y la firma digital en Colombia. Desde 2021, establece tres tipos de firmas.
¡Observa estas diferencias!
➤ Firma Electrónica Simple
Son totalmente válidas y legales en Colombia. Ofrecen garantías básicas a nivel de seguridad para firmar acuerdos, contratos y otros documentos con el consentimiento de las partes. Técnicamente, permite identificar a un firmante.
El Decreto 2364 de 2012, y que reglamenta la firma electrónica en el país, define a estas rúbricas online de la siguiente forma (Artículo 1º):
- Son métodos que usan “códigos, contraseñas, datos biométricos, o claves criptográficas privadas”
- Es un sistema que ayuda a identificar a una persona con respecto a un mensaje de datos.
- Este mensaje de datos debe ser “confiable y apropiado” y responder a los objetivos para los cuales se requiere la firma, las circunstancias y acuerdo pertinente.
Una firma electrónica se puede usar en un proceso judicial. Para ello, con pruebas periciales, se puede demostrar que es auténtica, íntegra y de no repudio.
Desde el punto de vista de la seguridad de la información, un no repudio es la capacidad para demostrar o comprobar la participación de las partes en un determinado acto.
Actualmente, firmar un contrato de trabajo con firmas electrónicas es algo cada vez más común. Incluso, para llevar el control de la asistencia al teletrabajo o hacer declaraciones juradas que luego se llevan al notario, es una herramienta de gran ayuda.
En Colombia, la firma electrónica simple puede ser facilitada por cualquier empresa con capacidad tecnológica. Es de hecho, la más cotidiana.
➤ Firma Electrónica Certificada
La firma electrónica certificada es básicamente como la anterior. La diferencia es que se trata de un certificado digital que es otorgado por empresas certificadoras autorizadas por el ONAC (Organismo Nacional de Acreditación de Colombia).
La idea es elevar la seguridad de la firma electrónica simple para que pueda ser usada para signar documentos más relevantes o que generen un grado más de confianza, desde el punto de vista jurídico, empresarial, comercial, etc.
Muchas PYMES en Colombia usan hoy las firmas electrónicas (simples o certificadas) para hacer sus operaciones y completar todos sus procesos.
➤ Firma digital
La definición de firma digital aparece descrita desde la Ley 527 de 1999. Se la define como “un valor numérico que se adhiere a un mensaje de datos”.
¿Y qué es un mensaje de datos? Pues toda información que se genera, envía, almacena, comunica y recibe por medios electrónicos, ópticos o de otro tipo, como correos electrónicos, internet, etc.
De acuerdo con el Artículo Nº 2 de esta ley, la firma digital tiene un valor numérico que, mediante un “procedimiento matemático conocido”, permite relacionarlo con una clave ligada a un iniciador y al texto de un mensaje.
Esto permite establecer lo siguiente:
- Cuál es el origen de la firma
- Puede ser susceptible de ser comprobada
- Pertenece de manera única a la persona que la utiliza
- El poseedor de la firma tiene su control exclusivo
- Si los datos del documento se cambian, la firma digital queda sin efecto
¿Cómo se regulan las firmas online en Colombia?
Como habrás podido ver, tanto la firma electrónica como la firma digital se consideran de valor probatorio en Colombia, ya que cuentan con el mismo valor y fuerza de una rúbrica escrita a mano.
Para crear y emitir firmas electrónicas y digitales en Colombia, el ONAC autoriza a las entidades que pueden prestar estos servicios de certificación digital en el territorio. Para ello, deben cumplir parámetros técnicos y legales.
Bases legales
Las normativas colombianas sobre documentos electrónicos, así como el uso y los tipos de firma electrónica y firma digital existentes, se basan en las siguientes leyes:
- Ley 527 de 1999: reglamenta los mensajes de datos, el comercio electrónico y las firmas digitales.
- Decreto 1747 de 2000: establece el funcionamiento de las entidades de certificación, los certificados digitales y las firmas digitales.
- El Decreto 2364 de 2012: reglamenta el uso de la firma electrónica en el país.
- Decreto 1413 de 2017: fija los lineamientos para el uso y operación de los servicios ciudadanos digitales como parte del sector de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC). Este decreto permite a los usuarios acceder a servicios de gestión online en la administración pública.
- Ley 2069 de 2020: este texto legal establece el marco regulatorio del emprendimiento colombiano y prepara el camino para un mayor uso de tecnologías digitalizadas de firma electrónica y digital para suscribir documentos públicos y privados (Art. 18).
- Decreto 1789 de 2021: este instrumento reglamenta el artículo 18 de la Ley 2069 y habilita a los servidores públicos para que usen las firmas electrónicas o digitales en sus funciones.
El decreto 1789 también refiere que estas firmas tienen cuatro grados de confianza: muy alto, alto, medio y bajo. Los grados de confianza medio y alto son los requeridos para los Servicios de Ciudadanos Digitales.
Usos de las firmas electrónicas en Colombia
Las firmas electrónicas tienen muchas aplicaciones. Estos son algunos de los sectores que los utilizan:
- Gestión y operaciones dentro de las empresas
- Trámites bancarios y financieros
- Generar facturas electrónicas
- Agilizar el trabajo de los departamentos de Administración
- Operaciones logísticas
- Para suscribir tratos comerciales
- Contratos de Recursos Humanos y finiquitos
- Para blindar operaciones entre personas y empresas
- Para completar trámites en entidades públicas y privadas
- Para suscribir contratos inmobiliarios
- Es vital para el sector turístico
Según una encuesta realizada por la Asociación Nacional de Empresarios, un 60% de sus afiliados ya incluían en 2017 la firma digital en Colombia en sus gestiones.
Con el impulso reciente de las últimas normativas de transformación digital en el país y las tendencias económicas que veremos en la próxima década a nivel mundial, este porcentaje sin duda seguirá incrementándose.
¿Cómo hacer una firma electrónica?
Existen muchas maneras de usar la firma digital en Colombia para diferentes entornos y trámites.
- Se puede firmar digitalmente, a distancia o de forma presencial, con certificado digital o sin él.
- También existen herramientas para firmar con tabletas digitales, con programas, con huella dactilar o voz (seguridad biométrica), con códigos OTP (One Time Password) o de un solo uso.
- Otro modo son los servicios que ofrecen el envío de un mensaje SMS o al correo electrónico de quien debe firmar un documento. Esto para confirmar la identidad del firmante.
- Se pueden comprar firmas virtuales para empresas y personas naturales, mediante los servicios de empresas certificadoras reconocidas.
Por su parte, con la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) puedes conseguir tu Identidad Electrónica (IE) y la habilitación del Instrumento de Firma Electrónica (IFE). Con ellos, puedes firmar en varios servicios informáticos.
¿Qué es la Identidad Electrónica (IE)?
Esta identificación depende de la información de tu RUT. Cada ciudadano colombiano o extranjero residente en el país, y que necesita firmar trámites en los servicios electrónicos de la DIAN, puede tener su IE.
Con esta identificación pueden firmar documentos y completar operaciones.
¿Qué es el Instrumento de Firma Electrónica o IFE?
Consiste en una combinación de una Identidad Electrónica (IE) y el Código Electrónico (CE). Es un recurso activado por Impuestos y Aduanas para que los usuarios digitales puedan cumplir sus obligaciones, hacer trámites y operaciones, dentro y fuera de Colombia.
Tanto el IE como IFE deben ser autogestionados por los interesados en la DIAN.
Pasos para generar una firma electrónica en la DIAN
Para conseguir la IE y habilitar la IFE en tus operaciones obligatorias de impuestos y aduanas en Colombia, sigue estos sencillos pasos:
- Antes de solicitar la generación del Instrumento de Firma Electrónica (IFE), debes tener actualizados tus datos del Registro Único Tributario (RUT).
- Si eres persona natural, desde la web de la DIAN busca en el menú “Transaccional”. Haz clic en “Usuario Registrado” e inicia sesión.
- Ingresa “A nombre de usuario propio” e introduce los datos de tu documento de identificación y contraseña.
- Haz clic en “Generar Firma Electrónica” e introduce tus datos, tipo y número de identificación y correo electrónico.
- El sistema te enviará un email para verificar la operación y continuar. Busca el código e introdúcelo.
- Lee bien las condiciones, acepta y crea la contraseña.
- Haz clic y ahora debe aparecerte un recuadro que dice “Firma generada con éxito”. Solo cuando te aparece este último recuadro, ya podrás usar tu firma.
Este procedimiento puedes hacerlo tantas veces como quieras, en caso de olvido de la contraseña o si se te venció la firma electrónica. Su vigencia es de tres años.
¿Cómo FirmaVirtual te ayuda con la firma digital en Colombia?
Ya conociste todas las ventajas de tener una firma electrónica o firma digital en Colombia y cómo estas herramientas simplifican trámites personales, comerciales, de negocios, estudios y mucho más.
Antes de finalizar te recomendamos la plataforma FirmaVirtual donde puedes comprar tu firma electrónica simple. Si estás en Colombia y tienes negocios o trámites que hacer en Colombia/Chile, esta plataforma te ayudará a lograr tus objetivos.
Podrás, por ejemplo, celebrar contratos de alquileres o promesas de compraventa de inmuebles, acuerdos de trabajo o con proveedores, asegurar las reservaciones para tus vacaciones, firmar poderes simples y más.
Entra ya a FirmaVirtual para comenzar a usar tu firma digital hoy mismo. Todo con la mayor seguridad e innovación, porque usamos tecnologías de punta como el blockchain.
¡Ve a nuestra plataforma y selecciona los documentos tipo listos para descargar! O llena el formulario de firma electrónica simple para que comiences a suscribir tus documentos.
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Y ahora dinos ¿qué opinas de tener tu firma digital en Colombia? ¿Te animas?