Firma Electrónica: Las 15 mejores formas de firmar tus trámites en Chile. ¡La #7 te sorprenderá!

¿Necesitas completar trámites en Chile? ¿Sabías que en el país existen varias maneras de firmar tus documentos de forma fácil, legal y con ayuda de la tecnología? ¿Conoces la firma electrónica?

Hoy te hablaremos precisamente de estas herramientas activas y servicios que existen en Chile para agilizar la firma de documentos y simplificar tus trámites. La mayoría de ellos, sin necesidad de desplazarte a alguna parte.

Te contaremos cuáles son las 15 mejores formas de completar tus gestiones, de manera más segura, fácil y sin firmar papeles físicos.

Mediante tu firma electrónica simple o avanzada, en todas estas plataformas podrás hacer uso de las alternativas que te ofrece en Chile la Ley 19.799. Esta ley es la que regula los documentos electrónicos, firma electrónica y servicios de certificación, es decir, todas las tramitaciones legales sin necesidad de pluma ni papel.

Firma electrónica, la forma de firmar tus trámites en Chile sin papel ni tinta

Existen dos tipos de firma electrónica que puedes usar en Chile y que son reconocidas legalmente dentro y fuera del país. Ellas son:

• La firma electrónica simples (FES)
• La firma electrónica avanzadas (FEA)

Estas clases de firmas digitales son los servicios que ofrecen varias plataformas de organismos y empresas privadas acreditadas en Chile.

Ventajas de la firmas electrónica

Usar la firma electrónica tiene las siguientes ventajas:

• Reduce los tiempos para tramitar los documentos.
• Acelera el cierre de procesos administrativos de todo tipo.
• Minimiza el gasto de papel, impresoras, tinta, fotocopias y ahorra así dinero.
• Protege el medioambiente por la reducción del traslado físico y por la disminución del uso de papel.
• Hace posible que una oficina y empresa trabaje hasta el 100% de forma sostenible, sin gasto de material de reposición (papelería). Todo se envía y se recibe por internet.
• Los archivos siempre estarán disponibles electrónicamente. Cada firmante, autoridad, institución del Estado, organización, y todos los involucrados,  tendrán en su poder un respaldo electrónico del documento.
• Un documento firmado electrónicamente se puede ubicar fácilmente mediante herramientas de búsqueda.
• Los documentos electrónicos con firma electrónica tienen total validez legal.
• Impide alteraciones después de firmados los documentos.
• Todo queda registrado. El documento electrónico se puede blindar con la tecnología de seguridad que ofrezca el servicio que está siendo contratado.

Desventajas de las firmas electrónicas

Entre las desventajas se encuentran:

• La principal desventaja es que para tener una firma electrónica el usuario debe contar con equipos de computación o un celular conectado a internet para solicitar la firma y usarla.
• Para solicitarla en entidades públicas o privadas se deben completar varios pasos de validación en línea. En FirmaVirtual el trámite se hace en línea, en web.firmavirtual.com.
• Necesitan ser renovadas cada año, dos o tres años, porque tienen fecha de vencimiento, aunque se pueden comprar firmas electrónicas para solo uso único y un trámite determinado.

Conoce 15 maneras de firmar tus documentos en Chile

Ahora sí te vamos a revelar las 15 maneras para firmar tus trámites y documentos en Chile. Desde ya te adelantamos que la opción número 7 te va a sorprender por las ventajas y accesibilidad tecnológica que ofrece la firma electróncia.

1. Notaría

A todos nos ha tocado ir a la Notaría Pública para firmar un escrito personalmente y completar trámites. Esta es la manera tradicional de firmar documentos o dar testimonio de algo.

Así que las Notarías Públicas suelen ser oficinas con mucha demanda de usuarios y largas filas que necesitan hacer lo mismo: firmar papeles al momento ante este ministro de fe pública.

A raíz del COVID-19, la Asociación de Notarios, Conservadores y Archiveros Judiciales de Chile habilitó varios trámites en línea en algunas de sus oficinas. Esto  para reducir las filas de usuarios en espera. También tienen servicio de notaria a domicilio.

2. FirmaYa

FirmaYa BPO Advisors|IDOK se describe como una empresa chilena que ofrece una optimización de la gestión, identificación digital y firma electrónica de personas naturales, organizaciones, empresas e industrias.

FirmaYa ha desarrollado diversos productos y soluciones pensando en clientes de Chile y América Latina. Entre los servicios online que ofrecen están las firmas electrónicas simples (certificados digitales) y avanzadas, corporativas, con token y las firmas para la plataforma “Tu empresa en un día”.

Están acreditados por el Ministerio de Economía, Fomento y Turismo de Chile para ofrecer además el servicio de recepción y mandatos de pagos electrónicos, mediante ClaveÚnica y firma avanzada.

3. NotarioExpress

Notario Express es una plataforma que surgió con el fin de «simplificar los tiempos de espera de los usuarios en las notarías de Chile» y que estaban calculados hasta en 75 minutos.

La idea es que los usuarios puedan adelantar desde su computadora o smartphone los trámites notariales. Pueden subir el documento, pagar vía online y acudir a la sede de la notaría en el horario solicitado.

Al llegar a la sede notarial, en el día y hora acordada, el usuario hace una fila de atención especial donde, en un promedio de 10 minutos, será atendido.

También hay trámites que se pueden hacer en esta plataforma sin necesidad de ir a una notaría. Pero esto depende del tipo de documento que requiera el visto notarial.

Además, ofrecen en su web unos 40 modelos de documentos que son los más pedidos en las notarías chilenas. Así los usuarios puedan descargarlos y completar sus gestiones, llenando los campos necesarios.

Para acceder a estos modelos se paga el valor del derecho notarial del documento, más un 10%. Luego se sigue el resto de los cuatro pasos para hacer la solicitud y apartar la cita en la Notaría Pública que corresponda.

4. E-certchile

Esta empresa es filial de la Cámara de Comercio de Santiago y es la principal proveedora de servicios de certificación digital para el sector público y organizaciones privadas. Cuenta ya con dos décadas de experiencia como Empresa Nacional de Certificación Electrónica.

Es uno de los líderes del sector, con un enfoque centrado en productos y servicios que agilizan la integración de los procesos digitales de las personas particulares y las comunidades empresariales.

E-certchile ofrece dos tipos de firma electrónica: simples y avanzadas con e-token. Al suscribirse a la firma electrónica simple (también denominado Certificado Digital Simple), el usuario puede autenticarse para firmar varios tipos de documentos electrónicos, entre ellos, la facturación en el SII y en el portal Mipyme.

Al comprar la firma avanzada en esta entidad, se puede usar esta firma portable dentro de un e-token (un dispositivo similar a un pendrive) para firmar instrumentos privados y públicos (éstos son presenciales) con valor probatorio. Este sistema es el usado para el portal “Tu Empresa en un Día”

El usuario debe conservar la clave y el e-token siempre en lugar seguro. En caso de pérdida u olvido de la clave, debe pedir revocación del servicio y renovarlo. Si se pierde el e-token, debe reemplazarse por otro para seguir utilizando el servicio.  

5. Legalchile

Esta empresa cuenta con más de 20 años de experiencia en el área de servicios legales para familias, empresas y organizaciones.

Disponen de una red de abogados en todo Chile que prestan servicios de consultas, asesorías y juicios. En su web afirman que realizan más de 16.000 servicios al año por estos conceptos.

A raíz de la pandemia, Legalchile se apoya en sus canales remotos para ofrecer una atención online a sus clientes.

Aunque son más reconocidos por sus servicios legales especializados, que incluyen divorcios, demandas, contratos, atención de requerimientos para Pymes y protección legal para colaboradores, Legalchile también tiene firmas electrónicas.

Las ofrece para legalizar contratos de arriendo online, sin necesidad de que el arrendador o el arrendatario se muevan para firmar en la notaría, ya que ellos se encargan de todo el proceso.

6. TuFirma.digital

Esta empresa ofrece la gestión de documentos de forma digital y remota, además de soporte técnico y confidencialidad para instituciones educativas, oficinas de recursos humanos, industria inmobiliaria y corretaje.

TuFirma.digital permite firmar y gestionar documentos electrónicos, más que todo para apoyar el trabajo de los departamentos administrativos y de personal. Los usuarios pueden contratar las firmas digitales avanzadas con autenticación de dos factores, verificación de identidad biométrica facial y certificación de documentos con el notario.

Es así como centran su propuesta en agilizar los procesos de matriculación de alumnos, las firmas de contrato, el control de asistencia presencial y teletrabajo o la emisión de mandatos de pagaré.

Cuentan con la validación de la Dirección del Trabajo y están afiliados al Mandato PAC (Pago Automático de Cuentas). También tienen convenios y beneficios en Portalinmobiliario.  

7. FirmaVirtual

En FirmaVirtual somos una plataforma chilena de firma electrónica y trámites notariales en línea que opera desde febrero de 2020 en convenio con 10 notarías. No somos una notaría ni un prestador acreditado de certificación.

Nuestros documentos se resguardan en Amazon Web Services (AWS) con sello de tiempo y registro de IP. La firma electrónica avanzada (FEA) la emite IDOK (FirmaYa), prestador acreditado en Chile.

Desde nuestra plataforma en línea puedes gestionar documentos privados con firma electrónica simple (FES), FEA, autorización notarial de firma (ANF), protocolización y copia certificada. Esto abarca contratos de arriendo, promesas de compraventa, poderes simples, declaraciones juradas y salida de vehículos al extranjero con ANF.

En arriendos, la protocolización no reemplaza la autorización notarial de firmas como antecedente suficiente para la demanda monitoria de la Ley 18.101 (art. 20). Para ese efecto recomendamos contratar la autorización notarial de firma (ANF), siempre que todos los firmantes se encuentren en Chile. En el finiquito laboral, el empleador firma en línea y el trabajador ratifica presencialmente ante ministro de fe según el Código del Trabajo (art. 177).

Para iniciar un trámite entras a web.firmavirtual.com, eliges el servicio y subes el documento. En la ANF se adjunta además el documento de identidad vigente de cada firmante, normalmente la cédula por ambos lados o el pasaporte. Si es un contrato de arriendo, también el certificado de dominio vigente, con no más de 30 días de emitido.

Nuestros precios se cobran por documento en dos tramos, de un firmante o de dos a diez firmantes en FES, ANF, protocolización y copia certificada. En cambio, la FEA se cobra por firma y admite hasta ocho firmantes por documento.

Además, disponemos de modelos de documentos gratuitos en formato Word que puedes descargar y completar por tu cuenta. En FirmaVirtual no redactamos, modificamos ni revisamos documentos a pedido. Nuestra asesoría legal online de 20 minutos solo orienta sobre dudas antes de firmar.

La seguridad en FirmaVirtual

Aplicamos controles de verificación y trazabilidad según el tipo de firma y de trámite que elijas:

• Almacenamos los documentos en Amazon Web Services (AWS) con sello de tiempo y registro de IP de cada firmante.
• En la autorización notarial de firma (ANF) validamos la identidad mediante verificación biofacial y grabación de un video de voluntad antes del pago.
• En la firma electrónica avanzada (FEA), emitida por IDOK (FirmaYa), la identidad se valida con ClaveÚnica, cuestionario del Registro Civil y un PIN.
• En los trámites con notaría, el documento trae la FEA del notario en cada hoja y un código o QR para verificarlo.

En FES y FEA sin notaría, el trámite concluye en cuanto firman todos los participantes. En ANF, protocolización y copia certificada, la notaría demora normalmente de 24 a 48 horas hábiles desde la firma del último firmante. En todos estos servicios online, el documento final queda en tu cuenta de la plataforma y no se envía por correo electrónico.

Para escrituras públicas y trámites que exigen firma presencial, coordinamos un notario a domicilio de tu zona escribiendo a [email protected]. También gestionamos por ese correo la reducción de documentos privados a escritura pública en un plazo de 3 a 5 días hábiles. No reemplaza la escritura exigida por ley (Código Civil, arts. 1701 y 1801), y para esos actos no sirve un mandato privado (art. 2123). En ambos servicios solicitados por correo entregamos una copia digital por correo electrónico.

8. Firma.cl

Firma.cl es una empresa cuyo principal fuerte es ofrecer soporte para la obtención de boletas y facturas electrónicas. De esta forma, permite que los usuarios puedan emitir documentos ilimitados y recibir reportes en líneas de las ventas en línea.

Facilita el ingreso automático de las boletas al sistema de tributos SII. La facturación se puede hacer con o sin conexión, desde un teléfono móvil o con un terminal. También suministran los complementos de las boletas electrónicas como chip con internet 4G, pistolas de barra e impresoras térmicas.

También disponen de venta de certificado digital simple, firma electrónica avanzada con token o firmado vía web.

Otros servicios son los pack concebidos para abogados que requieran contratar servicios digitales por uno a tres años con firma avanzada, dispositivo criptográfico y validación presencial a domicilio (solo en Santiago).

9. Acepta

Acepta es una empresa creada en 1999 para dar servicio de documentos electrónicos con soporte legal. Desde 2004 está acreditada por el Ministerio de Economía de Chile para emitir firma electrónica.

Desde 2008 inició su transformación digital para incluir la verificación biométrica como mecanismo para validar la identidad de los firmantes en un documento electrónico. Esto le ha valido una buena reputación no solo en Chile, sino en Perú y otros países.

La empresa ofrece firmas electrónicas simples y avanzadas. La firma avanzada funciona con un dispositivo criptográfico e-token, que debe conservarse en un lugar seguro.

Desde hace varios años, Acepta está afiliada como empresa proveedora de ChileCompra. Esta es la plataforma de licitaciones donde las entidades del gobierno chileno y los contratos públicos se encuentran con compradores y proveedores. Allí  tramitan la mayoría de la oferta y demanda de bienes y servicios.

10. MuySimple

Esta empresa es de creación reciente. Surgió en Chile durante la pandemia, como una de las respuestas ante la alta demanda de documentos electrónicos. MuySimple permite firmar documentos con firma simple o avanzada.

El usuario debe registrarse en la plataforma, escoger el documento que desea crear o adjuntar, e incluso puede descargar los modelos que se ofrecen en línea. Esta web también tiene servicios de abogados online, donde se puede agendar una videoconferencia para recibir un asesoramiento legal, sin necesidad de moverse de casa.

Además de comprar formatos legales y firmas, se pueden firmar electrónicamente los documentos para matrículas escolares.   

11. TuPatrimonio

Esta plataforma de servicios digitales se centra en la firma de documentos online, ofreciendo descuentos según la cantidad de pedidos que se realicen con anterioridad.

Se pueden firmar documentos para el SII, bancos, municipalidades, poderes, contratos u obtener copias certificadas y protocolización.

TuPatrimonio permite que el usuario pueda descargar plantillas que se pueden comprar en la plataforma, o subir directamente los documentos propios para que hasta 10 firmantes puedan suscribirlos. Tienen un chat 24/7 con autoasistencia inmediata.

12. Legalsign

Legalsign es una aplicación web chilena que usa tecnología de biometría para autenticar a los usuarios. Una de sus ventajas es que utiliza el reconocimiento facial del firmante como criterio de verificación de su identidad.

Funciona validando la firma electrónica simple mediante el selfie. Después de enviar el documento de identidad, hacer la solicitud del servicio y firmar el documento con firma electrónica, la app solicita que el usuario se coloque frente al dispositivo para completar la autenticación.

Como en el resto de las plataformas que ofrecen firma electrónica de documentos, se debe llenar el formulario de solicitud, subir el texto a firmar y enviarlo a los demás firmantes a través del correo electrónico. Tienen modalidades para personas naturales y empresas.   

13. Chilefirmas

Este servicio permite contratar firmas simples. Estas son las más usadas para autenticarse en la web del Servicio de Impuestos Internos y en el DTE (Documento Tributario Electrónico).

Como otras web para adquirir firma electrónica simple, tienen planes para contratar por 1, 2 o 3 años la firma. Para obtener la firma simple, el sistema se apoya en el correo electrónico del usuario y preguntas de seguridad para obtener la firma.

Ofrecen apoyo a contadores o asesores tributarios independientes, con beneficios y ahorros de costes si se suscriben como socios.

Uno de sus servicios es la emisión de facturas electrónicas, que es uno de los requisitos para que funcione en Chile cualquier PYME.   

14. Legale /Despapeliza

Legale es un store para gestionar y organizar documentos y contratos electrónicos desde cualquier clase de dispositivos con conexión a internet. Se vale de una interfax web, donde la trazabilidad del documento queda registrada  en todo momento.

Pertenece a la compañía Despapeliza Spa y al igual que otras plataformas de generación de documentos y trámites suscritos con firma electrónica, busca que sus transacciones sean digitales y con cero usos de papel. 

15. SinNotaria

Es una aplicación chilena descontinuada que nació durante la pandemia para dar respuesta a la creciente demanda de trámites electrónicos y firma de documentos. Se centran en agilizar documentos donde no es necesaria la validación de un notario.

La app ofrece la generación de documentos con firma digital avanzada para los casos de declaraciones juradas para carga familiar, renta, extravío de licencia de conducir, entre otros.

También, para cartas de poder, contratos de arriendo y promesas de compraventa de bienes y documentos de índole comercial. La idea de la app es facilitar el descongestionamiento de las 342 notarías en Chile y que, en promedio, tienen una carga de atención de más de 50.000 habitantes (en cada una de las notarías).

Las 27 formas de usar la firma electrónica

1. la firma electrónica para contratos de arriendo
2. la firma electrónica para promesas de compraventa
3. la firma electrónica para la declaración jurada simple
4. la firma electrónica para la declaración jurada de mudanza
5. la firma electrónica para la declaración jurada de ingresos
6. la firma electrónica para un poder simple
7. la firma electrónica para abogados
8. la firma electrónica para recetas médicas
9. la firma electrónica para corredores de propiedades
10. la firma electrónica para las inmobiliarias
11. la firma electrónica para administradores de edificios
12. la firma electrónica para vender autos online
13. la firma electrónica para una asesora del hogar
14. la firma electrónica para contratos laborales
15. la firma electrónica para la renuncia laboral
16. la firma electrónica para finiquitos
17. la firma electrónica para recursos humanos
18. la firma electrónica para la matrícula
19. la firma electrónica para renting
20. la firma electrónica para el SII
21. la firma electrónica en el mundo
22. la firma electrónica en Perú
23. la firma electrónica simple
24. la firma electrónica avanzada
25. la firma electrónica notarial

Conclusiones

¡Llegamos al final! Ya conociste las 15 mejores formas para que puedas hacer tus trámites en Chile de la forma más sencilla y rápida, aprovechando las ventajas de la firmas electrónica simple o avanzada.

Al usar firmas de este tipo, no necesitas asentar un documento con tu puño y letra. Esto es porque la validez y autenticidad del documento está garantizado por la tecnología y los niveles de seguridad que te ofrezca el servicio de firma electrónica o la herramienta para firmar que estés usando.

En el caso de FirmaVirtual la seguridad de tu documento está respaldada por los más altos estándares tecnológicos ¿Quieres conocer más ventajas de esta plataforma?

Tenemos las respuestas a las preguntas frecuentes que nos hacen los clientes sobre cómo obtener una firma electrónica en FirmaVirtual.

También ponemos a tu disposición nuestros canales donde un equipo multidisciplinario puede asesorarte para completar tus trámites.

¿Prefieres llamarnos o chatear con nosotros? Llámanos al +56 2 3378 0591 o escríbenos por WhatsApp al +56 9 7563 5393.

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